Must-Haves für Selbstständige: 3 Tools für Planung, Überblick und Effizienz im Business-Alltag

Der Kopf voll mit Aufgaben, der Posteingang explodiert und irgendwo ist schon wieder eine wichtige Datei verschwunden? Willkommen im Alltag vieler Selbstständiger und Solo-Unternehmer:innen. Wer ohne Team arbeitet, jongliert oft mit To-dos, Terminen, E-Mails, Angeboten, Rechnungen und KundInnenanfragen – gleichzeitig. Was Du brauchst, ist kein weiteres Tool, das Dich überfordert – sondern drei zentrale Werkzeuge, die Dir Planung, Struktur und Klarheit bringen. In diesem Artikel zeige ich Dir die drei wichtigsten Kategorien – und jeweils ein konkretes Tool, das in der Praxis wirklich funktioniert: ✅ Eine Todo-Liste, die Dich organisiert statt überfordert ✅ Eine clevere digitale Ablage für schnellen Zugriff ✅ Ein E-Mail-Tool, das Dir beim Aufräumen und Kommunizieren hilft Los geht’s mit Deinem minimalistischen, aber wirkungsvollen Tool-Stack. 🎬 Du schaust lieber ein Video? - Das YouTube Video findest Du hier: https://youtu.be/p-JwppApNto 📚 Du liest gern? - Hier gehts zum Blog mit noch mehr Tipps für Dein entspannt organisiertes Business: https://entspannt-organisiert.de/blog/ Du willst auch entspannt organisiert sein in Deinem Business? https://entspannt-organisiert.de/angebot/

Kennst Du das Gefühl, dass eine Aufgabe genau so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie Du ihr gibst – ganz egal, wie komplex sie wirklich ist? In dieser Episode spreche ich über das Parkinsonsche Gesetz und darüber, warum wir oft mehr Zeit benötigen, als eigentlich nötig wäre. Ich zeige Dir, wie Du mit klaren Zeitrahmen, bewusstem Fokus und etwas weniger Perfektionismus deutlich entspannter und trotzdem effizient arbeiten kannst. Außerdem bekommst Du praktische Impulse, wie Du mit festen Zeitfenstern, Vorlagen und Pufferzeiten mehr Leichtigkeit in Deinen Arbeitsalltag bringst. Darum geht’s in dieser Folge: - Was das Parkinsonsche Gesetz besagt – und was es mit Deinem Zeitmanagement zu tun hat - Warum zu viel verfügbare Zeit oft zu mehr Aufwand führt - Wie Du Aufgaben mit klaren Zeitfenstern bewusster und schneller erledigst - Warum es hilft, sich selbst Grenzen zu setzen – aber nicht unter Druck - Wie Du durch realistische Planung, Vorlagen und Automatisierung Zeit zurückgewinnst - Warum „gut genug“ oft besser ist als „perfekt“ - Weshalb Pufferzeiten und Pausen nicht Luxus, sondern notwendig sind 💡 Meine Tipps für Dich: - Begrenze bewusst die Zeit, die Du Dir für Aufgaben gibst – und beobachte, wie viel konzentrierter Du wirst - Nutze Routinen und Zeitfenster, um ähnliche Aufgaben zu bündeln - Erlaube Dir, Aufgaben mit 80 % Qualität abzuschließen – das ist oft völlig ausreichend - Frage Dich regelmäßig: Muss diese Aufgabe wirklich gemacht werden? Jetzt? Von Dir? - Plane großzügige Pufferzeiten ein, um Pausen zu ermöglichen und Stress zu vermeiden 🎬 Du schaust lieber ein Video? - Das YouTube Video findest Du hier: https://youtu.be/QtZZQBwUoz4 📚 Du liest gern? - Hier gehts zum Blog mit noch mehr Tipps für Dein entspannt organisiertes Business: https://entspannt-organisiert.de/blog/ Du willst auch entspannt organisiert sein in Deinem Business? https://entspannt-organisiert.de/angebot/

In dieser Folge teile ich mit Dir sieben persönliche Merksätze, die mir im Business-Alltag immer wieder helfen, fokussierter, strukturierter und gelassener zu arbeiten. Es sind kleine Sätze mit großer Wirkung – sie erinnern mich daran, worauf es wirklich ankommt, und helfen mir dabei, meinen Tag bewusst und selbstbestimmt zu gestalten. Du bekommst konkrete Impulse, wie Du mehr Ordnung auf Deinem (physischen und digitalen) Schreibtisch schaffst, wie Du Deinen Fokus stärkst, Deine Selbstwirksamkeit erkennst – und wie Du dafür sorgst, dass Dein Business sich gut für Dich anfühlt. Darum geht’s in dieser Folge: - Wie Dir klare Merksätze helfen, Deine Arbeitsweise positiv zu beeinflussen - Warum ein aufgeräumter Schreibtisch – auch digital – mehr Leichtigkeit bringt - Wieso es so wichtig ist, die eigene Leistung regelmäßig anzuerkennen - Was hinter dem Prinzip „Eat the Frog“ steckt und wie Du es umsetzen kannst - Wie sich Deine Sprache auf Deine Haltung zu Todos auswirkt - Warum Du als UnternehmerIn Verantwortung trägst – und das eine gute Sache ist - Wie Du KundInnen begeisterst, ohne in Fachsprache zu versinken 💡 Impulse für Deinen Alltag: - Stell Dir Deine Lieblingsmerksätze sichtbar auf den Schreibtisch - Nutze ein Journal, um Erfolge festzuhalten - Achte auf Deine Sprache – sie beeinflusst Dein Denken - Und: Trau Dich, Verantwortung als etwas Positives zu sehen – Du gestaltest Dein Business! Teile Deinen Lieblings-Merksatz mit mir! Ich freue mich, wenn Du mir schreibst:  Was ist Dein persönlicher Lieblingssatz, der Dich motiviert und begleitet? Vielleicht darf ich ihn dann im Blog oder einer der nächsten Folgen mit aufnehmen 😊 🎬 Du schaust lieber ein Video? - Das YouTube Video findest Du hier: https://youtu.be/c-SvkIlXDjg 📚 Du liest gern? - Hier gehts zum Blog mit noch mehr Tipps für Dein entspannt organisiertes Business: https://entspannt-organisiert.de/blog/ Du willst auch entspannt organisiert sein in Deinem Business? https://entspannt-organisiert.de/angebot/

Virtuelle Teams führen – aber wie? Du willst Aufgaben abgeben und mit einem Remote-Team arbeiten, aber fragst Dich: Wie stelle ich sicher, dass alles läuft? Wie verhindere ich Chaos, Missverständnisse oder ständiges Nachfragen? In meiner neuen Podcastfolge (inkl. Blogartikel) bekommst Du Antworten: 🔹 Wie Du als Selbstständige:r Klarheit in Deine Prozesse bringst 🔹 Warum Vertrauen wichtiger ist als Kontrolle 🔹 Welche Tools wirklich helfen – und welche Du nicht brauchst 🔹 Und wie Du ganz entspannt mit einem Remote-Team startest 🎬 Du schaust lieber ein Video? - Das YouTube Video findest Du hier: https://youtu.be/TsV-e2xBfJw 📚 Du liest gern? - Hier gehts zum Blog mit noch mehr Tipps für Dein entspannt organisiertes Business: https://entspannt-organisiert.de/blog/ und hier direkt zum Blogbeitrag: https://sonia-schuettler.de/virtuelle-teams-fuehren-leicht-gemacht-der-leitfaden-fuer-selbststaendige/ Du willst auch entspannt organisiert sein in Deinem Business? https://entspannt-organisiert.de/angebot/

Was, wenn Du Dir Deinen Business-Alltag selbst unnötig schwer machst? Ich weiß, wie es sich anfühlt, wenn Todo-Listen endlos sind, der Kopf voll ist und Leichtigkeit nur noch ein schöner Gedanke. Was mir geholfen hat? Kein neues Tool, kein Onlinekurs, kein perfekter Plan - sondern echte Perspektivwechsel. In meiner neuen Podcastfolge und dem passenden Blogartikel teile ich mit Dir 7 Impulse, die mein Denken und Arbeiten nachhaltig verändert haben. ✨ Warum „Fehler“ oft nichts anderes sind als unbezahlbare Lernmomente ✨ Wie die 80/20-Regel Deinen Perfektionismus entlarven kann ✨ Und warum „Was wäre der Super-GAU?“ eine der wirksamsten Fragen ist, um Druck rauszunehmen Wenn Du Dich nach mehr Fokus, Klarheit und Leichtigkeit sehnst - lies oder hör rein. Und frag Dich danach: Welchen der Tipps setzt Du ab heute um? Hier findest Du im Audio direkt die 7 Tipps und meinen Bonus-Gedanken dazu: 1. Fokus auf dem Positiven 00:55 2. Das ganze Leben ist ein Spiel 01:25 3. Learning by Doing 02:25 4. Was wäre der Super-GAU 03:18 5. Wechsle die Perspektive 04:09 6. 80/20 Regel 04:48 7. Die Umsatzfrage 06:05 Bonus Gedanke 07:11 🎬 Du schaust lieber ein Video? - Das YouTube Video findest Du hier:https://youtu.be/ZIGk8S8RhAk 📚 Du liest gern? - Hier gehts zum Blog mit noch mehr Tipps für Dein entspannt organisiertes Business: https://entspannt-organisiert.de/blog/ und hier direkt zum Blogbeitrag: https://sonia-schuettler.de/7-tipps-fuer-mehr-leichtigkeit-im-business/ Du willst auch entspannt organisiert sein in Deinem Business? https://entspannt-organisiert.de/angebot/

Warum benötigst Du überhaupt einen Überblick über alle Prozesse in Deinem Unternehmen? Auch Du musst sicher viele Dinge im Auge und im Kopf behalten – und das nicht nur in Deinem Business. Du machst es Dir einfacher, indem Du die Dinge einmal sauber aufnimmst und dann in einer Todoliste, im Kalender oder in einem Projektmanagement-Tool im Auge behalten kannst. Das, was Du notierst, ist erstmal aus dem Kopf raus und macht Platz für die täglichen Dinge und Todos. Mit guter Organisation und Planung: Sind die Prozesse schneller klar und ausführbar. Die Zuständigkeiten sind ganz klar. Du findest viel schneller passende Mitarbeiterinnen*. Die Arbeitsbelastung für Dich als Unternehmerin* wird geringer. In dieser Folge teile ich mir Dir, wie Du ganz schnell und ohne große Hilfsmittel die ersten Schritte tun kannst, um Deine Prozesse zu dokumentieren. Interessante Links: Hier kannst Du Dir das Projektmanagement-Tool MeisterTask etwas genauer anschauen: https://sonia-schuettler.de/produktiv-im-business-mit-kanban/ https://sonia-schuettler.de/meine-3-tools-fuers-online-business/ 🎬 Du schaust lieber ein Video? - Das YouTube Video findest Du hier: https://youtu.be/0rMySWyQ_nk 📚 Du liest gern? - Hier gehts zum Blog mit noch mehr Tipps für Dein entspannt organisiertes Business: https://entspannt-organisiert.de/blog/ Du willst auch entspannt organisiert sein in Deinem Business? https://entspannt-organisiert.de/angebot/

Mein bester Kreativitäts-Hack für Dich - heute im neuen Mini-Format. Das ist drin für Dich: - Ein Kreativitäts- und Motivations Impuls. - Meine 2 besten Hacks für die Umsetzung. - Noch eine Bonus-Minute für Dich. 🎬 Du schaust lieber ein Video? - Das YouTube Video findest Du hier: https://youtu.be/Ijkc2oh9_nI 📚 Du liest gern? - Hier gehts zum Blog mit noch mehr Tipps für Dein entspannt organisiertes Business: https://entspannt-organisiert.de/blog/ Du willst auch entspannt organisiert sein in Deinem Business? https://entspannt-organisiert.de/angebot/

Endlich entspannt organisiert… Das willst Du auch? Dann bist Du hier genau richtig. Was wäre, wenn Dein Arbeits-Alltag so aussähe? ✅ Du kennst Deine persönlichen Herausforderungen UND die Lösung, die Dir hilft. ✅ Du startest mit Fokus und Planung in Deinen Arbeitstag und hast genug Zeit für entspannende Pausen. ✅ Zum Ende des Tages sind Dein Email-Posteingang und Deine Todo-Liste leer. Um das zu erreichen, musst Du nicht für jedes Aufgabengebiet FreelancerInnen oder Angestellte beschäftigen, Du musst nicht um 4 Uhr morgens aufstehen und Dich auch nicht den ganzen Tag nur mit Deiner Organisation beschäftigen. Sei einfach für 0 Euro bei Live-Booster für Deine Business-Orga dabei. Das ist drin für Dich – Alle Infos auf einen Blick: ▶︎ Ein Live-Booster Termin per Zoom. ▶︎ Am Freitag, den 18.04.2025 um 10 Uhr für mindestens 30 Minuten. ▶︎ Du kannst Deine dringendste Frage stellen. ▶︎ Du stellst Deine Frage live oder schickst sie mir vorab per Email. ▶︎ Du bekommst auf Deine persönliche Herausforderung zugeschnittene Tipps von mir. ▶︎ Dein nächster Handlungsschritt ist klar. ▶︎ Du kannst aus den anderen Fragen und Antworten Inspiration für Dich mitnehmen. ▶︎ Du meldest Dich mit Deiner Emailadresse an und kannst für 0 Euro dabei sein. Als kleine Vorschau teile ich im Video ein paar Fragen und Antworten-Ausschnitte aus der Challenge mit Dir: - Meine besten Hacks für die Planung Deines Arbeitstages - Wann plane ich meinen Tag am besten und wovon ist das abhängig? - Was ist eine Fokusaufgabe? Und wann ist der beste Zeitpunkt für Fokusaufgaben? - Was, wenn ich ein bestehendes System / einen Prozess habe, der schon gut läuft? Melde Dich jetzt an und sei am 18.04.2025 um 10 Uhr für 0 Euro live dabei. https://sonia-schuettler.de/business-orga-live-booster/ 🎬 Du schaust lieber ein Video? - Das YouTube Video findest Du hier: https://youtu.be/Z-VDafe2BDI 📚 Du liest gern? - Hier gehts zum Blog mit noch mehr Tipps für Dein entspannt organisiertes Business: https://entspannt-organisiert.de/blog/ Du willst auch entspannt organisiert sein in Deinem Business? https://entspannt-organisiert.de/angebot/

Sei jetzt für 0 Euro bei der 3-Tages-Challenge dabei. Melde Dich jetzt an: https://sonia-schuettler.de/3-tages-challenge/ Nach der Challenge sieht es in Deiner Business-Orga auch so aus: ✅ Dein Email-Postfach ist aufgeräumt, KundInnen bekommen noch schneller Antworten, ✅ Deine Todo-Liste übersichtlich und gut terminiert, alles wird ganz entspannt erledigt, ✅ Du kennst Deine Zeitfresser, kannst sie eleminieren und hast noch mehr Zeit für Deine KundInnen. ▾ Alle Fakten ▾ 3 Tage, 3 Business-Bereiche 3 Templates An 3 Tagen bekommst Du von mir für 3 herausfordernde Bereiche im Business Input, Tipps und Tricks und dazu jeweils eins von meinen 3 besten Templates passend zum Thema. Danach bist Du endlich gut organisiert, kennst die Hacks und hast meine besten Templates für Deine Business-Organisation. Melde Dich jetzt an: https://sonia-schuettler.de/3-tages-challenge/ Die Roadmap für die Challenge mit Bonus-Call: Tag 1: 17.03.2025 Du bekommst morgens direkt eine Mail mit dem Tagesthema. Hier teile ich mit Dir, wie Du die Herausforderung angehen kannst und in 10 Minuten schon ganz viel erreichen kannst. Das Thema an Tag 1 wird Deine Todo-Liste sein: Wie kannst Du die Todos sortieren, wie kannst Du weniger Todos auf Deiner Liste haben, was nimmt täglich Stress raus. Mein bestes Template mit allen wichtigen Infos und Tipps sende ich Dir auch. Hier kannst Du Deine Todos direkt (digital oder real) notieren und dann entsprechend markieren. Tag 2: 18.03.2025 Du bekommst morgens direkt eine Mail mit dem Tagesthema. Hier teile ich mit Dir, wie Du die Herausforderung angehen kannst und in 10 Minuten schon ganz viel erreichen kannst. Das Thema an Tag 2 ist Dein Email-Posteingang – Wie kannst Du mit nur 10 Minuten täglichem Zeitinvest nach einer Weile Inbox Zero erreichen? Wie kommen einfach weniger Mails rein? Welche Mails kannst Du direkt bearbeiten? Wohin mit dem Rest? Mein bestes Template mit allen Hacks und wichtigen Bonus-Hacks für langfristige Ordnung sende ich Dir auch. Tag 3: 19.03.2025 Du bekommst morgens direkt eine Mail mit dem Tagesthema. Hier teile ich mit Dir, wie Du die Herausforderung angehen kannst und in 10 Minuten schon ganz viel erreichen kannst. An Tag 3 geht es um das Thema: Zeitfresser identifizieren & eliminieren. Dazu sende ich Dir ein Tagsplan-Template für Deinen produktiven Tag zum selbst befüllen. BONUS: 21.03.2025 30 Minuten Live-Zoom Call – Ich beantworte Deine Fragen und schaue mir live Dein Thema an. Das willst Du auch? Dann melde Dich jetzt an: https://sonia-schuettler.de/3-tages-challenge/ 🎬 Du schaust lieber ein Video? - Das YouTube Video findest Du hier: https://youtu.be/DN5Oj5ijex4 📚 Du liest gern? - Hier gehts zum Blog mit noch mehr Tipps für Dein entspannt organisiertes Business: https://entspannt-organisiert.de/blog/ Du willst auch entspannt organisiert sein in Deinem Business? https://entspannt-organisiert.de/angebot/

Ob nun gute Vorsätze für das Geschäftsjahr oder Routinen, die Dich im Business weiter bringen. Wie immer Du es für Dich nennen magst. Diese 9 Dinge möchte ich im Business auf jeden Fall nicht mehr tun: • Morgens ohne Planung einfach anfangen zu arbeiten. • Aufgaben erledigen, bei denen ich keinen Spaß habe • Glauben, dass ich die einzige bin, die Dinge erledigen kann. • Zu perfektionistisch sein. • Arbeiten, ohne auf meinen Körper zu achten. • Einfach stur Aufgaben abarbeiten und mich dabei stressen. • Regelmäßige Aufgaben ohne einen Prozess bearbeiten. • Immer in meiner Komfortzone bleiben. • Todos abarbeiten ohne sie zu hinterfragen. In der Folge erkläre ich Dir, was ich damit genau meine und wie es mich und mein Business weiter bringt. 🎬 Du schaust lieber ein Video? - Das YouTube Video findest Du hier: https://youtu.be/sR38pRFkyhs 📚 Du liest gern? - Hier gehts zum Blog mit noch mehr Tipps für Dein entspannt organisiertes Business: https://entspannt-organisiert.de/blog/ Du willst auch entspannt organisiert sein in Deinem Business? https://entspannt-organisiert.de/angebot/