Executive Assistant Tipps: Kalender, Meetings & Kommunikation

186: Wie führt man Chefs durch den Tag – ohne Mikromanagement? Mit Klartext, Mut und System. Stephanie Rockenbach, erfahrene Vorstandsassistentin, zeigt, wie Kommunikation auf Augenhöhe, Hartnäckigkeit und smarte Team-Routinen den Executive-Office-Alltag strukturieren: vom Kalender über Meetings bis Reise- und Unterlagenmanagement – mit Vertrauen statt Klein-Klein. Ihr Weg führt von Köln über IT/Software ins Bankenwesen und prägt ihren Blick auf Empathie und Qualitätsanspruch. Außerdem teilt sie ihre Haltung zu KI in der Assistenz: nützlich für Text & Zusammenfassung – aber nur mit Compliance und gesundem Menschenverstand. Ideal für alle, die Executive Assistant, Office Management, C-Level-Support oder Leadership-Kommunikation besser verstehen und direkt anwendbare Taktiken mitnehmen wollen. --- Stephanie Rockenbach unterstützt mit großer Leidenschaft Führungskräfte, gestaltet Strukturen und sorgt für reibungslose Abläufe. Organisationstalent, Flexibilität und Empathie prägen ihre Arbeit und ihr Leben. Nach dem Schulabschluss in Köln folgte eine Ausbildung zur Arzthelferin und später eine Weiterbildung zur Assistentin der Textverarbeitung. Berufserfahrung sammelte sie in verschiedenen Branchen, darunter Softwarehäuser und Banken, wo sie sich auf Organisation, Kommunikation und die Begleitung von Führungskräften spezialisierte. Seit 2016 ist sie bei der Bank für Sozialwirtschaft AG tätig und leitet derzeit das Büro des Vorstandsvorsitzenden der BFS Sozialfinanz AG. In dieser Position steuert sie Informationsflüsse, koordiniert Prozesse und schafft ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld. Durch eine Coaching-Ausbildung sowie eine Qualifikation zur Palliativbegleiterin vertiefte sie ihre Fähigkeiten in Kommunikation und Empathie. Geduld, Mitgefühl und Zuhören stehen dabei stets im Mittelpunkt ihres Handelns. --- Vernetzt euch mit Stephanie auf LinkedIn: https://de.linkedin.com/in/stephanie-rockenbach-a0437016 Playlist Song: Treat people with kindness - Harry Stiles 🎵 Hier geht es zur Executive Office Insights Spotify-Playlist: https://open.spotify.com/playlist/3QH8HL8oWIC0HzHWvb5KLd Diana auf LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/diana-brandl/ Executive Office Insights Newsletter: https://the-socialista-projects.com/#newsletter Podcast auf YouTube: https://www.youtube.com/@the-socialista-projects Podcast auf Spotify: https://open.spotify.com/show/3qBSDjTfYOG2x6qos7dKkS Podcast auf Apple Podcast: https://podcasts.apple.com/de/podcast/the-future-assistant/id1493106661

185: Go behind the scenes of Microsoft Germany’s CEO Office with two inspiring women: Andrea (Executive Assistant) and Svetlana (Chief of Staff). In this candid conversation, they share what it really takes to support a top executive, manage complex schedules, and keep leadership moving at full speed. Discover: ✅ The difference between an Executive Assistant and a Chief of Staff ✅ How to manage the CEO Office of Microsoft Germany ✅ Career insights and skills for assistants and chiefs of staff ✅ Tools and strategies that keep leadership effective ✅ Why collaboration and trust are the key to success This episode is packed with career tips, leadership insights, and behind-the-scenes stories from the fast-paced world of Microsoft. Perfect for aspiring Executive Assistants, future Chiefs of Staff, or anyone curious about leadership support at the highest level. Svetlana Barsova has been with Microsoft for over 14 years, spending most of that time working at Microsoft in Russia. Since 2023, she has served as Chief of Staff to Agnes Heftberger, CVP & CEO of Microsoft Germany & Austria. Svetlana enjoys engaging with other CEO Offices from our customers and is passionate about sharing how we shape our own CEO Office, foster open and transparent communication, and integrate Copilot into our daily work. Andrea Bross has been with Microsoft Germany for over 6 years and, since July 2024, has been the Executive Assistant to Agnes Heftberger, CVP & CEO of Microsoft Germany & Austria. She supports executive assistants in customer and partner organizations on their journey toward a modern and digital workplace. For the past year and a half, Copilot has become an indispensable part of Andrea’s daily work—she’s happy to demonstrate in customer workshops when and where it can be used in the assistant role. Beyond that, she’s deeply passionate about Diversity & Inclusion topics; she led the Families at Microsoft group for over 3 years and remains an active board member of the group. LINKS: 🔴 Watch the Episode on YouTube: https://youtu.be/nTPbeu2IM78 Diana on LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/diana-brandl/ Executive Office Insights Newsletter: https://the-socialista-projects.com/#newsletter Podcast on YouTube: https://www.youtube.com/@the-socialista-projects Podcast auf Spotify: https://open.spotify.com/show/3qBSDjTfYOG2x6qos7dKkS Podcast on Apple Podcast: https://podcasts.apple.com/de/podcast/the-future-assistant/id1493106661 Playlist songs: Andrea: Sugar by Robin Schulz Svetlana: - 🎵 Listen to the Executive Office Insights Spotify-Playlist: https://open.spotify.com/playlist/3QH8HL8oWIC0HzHWvb5KLd

184: Wie schafft man es, mit Ende 50 noch einmal beruflich neu durchzustarten? In dieser Folge erfährst du, wie Cornelia Bahr den Mut gefunden hat, einen kompletten Jobwechsel anzugehen – und welche Strategien, Netzwerke und Weiterbildungen ihr geholfen haben. ✨ Du bekommst praxisnahe Tipps für berufliche Veränderung im Alter, erfährst, wie man den eigenen Marktwert erkennt, neue Chancen nutzt und auch in einem völlig neuen Umfeld schnell ankommt. Diese Episode ist vollgepackt mit Motivation, echten Karriere-Erfahrungen und klaren Schritten für alle, die sagen: „Es ist nie zu spät, neu anzufangen.“ 🚀 Über Cornelia Bahr: Eine berufliche Reise voller Vielfalt und Engagement: Nach dem Verlust einer Arbeitsstelle begann für Cornelia Bahr ein neuer Abschnitt mit 14 Jahren als Assistentin der Geschäftsführung und Dolmetscherin in einer Handelsagentur für Obst und Gemüse, wo Sprachkenntnisse in Spanisch und später Italienisch eingesetzt wurden. Es folgten 1,5 Jahre als Vertriebsassistentin und anschließend 9 Jahre in der Unternehmensberatung als Teamassistentin. Fast 4 Jahre war Conny im Start-up-Bereich mit Fokus auf Medizin tätig, bevor der Weg zurück zur Unternehmensberatung unter neuer Leitung für weitere 3 Jahre führte. Seit Januar 2022 agiert Conny als Referentin der Geschäftsführung bei der DKSR GmbH (Daten-Kompetenzzentrum für Städte und Regionen). Seit fast 35 Jahren ist Cornelia Bahr in einer glücklichen Ehe, bereichert durch einen Sohn, mittlerweile 32 Jahre alt. Eine beeindruckende Lebensgeschichte voller Hingabe und Entwicklung.   LINKS: 🔴 Folge auf YouTube anschauen: https://youtu.be/qQ9lwBbcnzY Cornelias LikedIn: https://de.linkedin.com/in/cornelia-bahr Cornelias Playlist-Song: Hells Bells von AC/DC 🎵 Hier geht es zur Executive Office Insights Spotify-Playlist: https://open.spotify.com/playlist/3QH8HL8oWIC0HzHWvb5KLd --- Diana auf LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/diana-brandl/ Executive Office Insights Newsletter: https://the-socialista-projects.com/#newsletter Podcast auf YouTube: https://www.youtube.com/@the-socialista-projects Podcast auf Spotify: https://open.spotify.com/show/3qBSDjTfYOG2x6qos7dKkS Podcast auf Apple Podcast: https://podcasts.apple.com/de/podcast/the-future-assistant/id1493106661

183/124: Samantha Cox's career journey is indeed impressive and diverse, showcasing her expertise in Executive Assistant, Hospitality, and VIP Guest Services roles. Her extensive experience, spanning over 20 years, has involved working with high-profile clients and in various locations around the world. One notable highlight is her time working for Sir Richard Branson, the Founder of the Virgin Group. During her tenure, she not only served as an executive assistant but also became part of a select group managing personal affairs, budgets, charitable initiatives, and coordinating celebrity visits, while being based on Necker Island. Her involvement with Virgin Unite and The Elders demonstrates her commitment to philanthropy and global issues, supporting initiatives founded by Sir Richard Branson and Nelson Mandela. Samantha's international exposure is evident through her travels to the Caribbean, Central America, the Far East, Australia, and Europe. Her role as the Corporate Director of VIP Guest Services for Seminole Hard Rock Hotel and Casinos in the USA further enriched her professional portfolio. Returning to Australia, Samantha opened the award-winning hospitality venue, Shell House, in Sydney CBD. Additionally, she launched her consulting business, Samantha Cox International, at the end of 2023. Her mantra of saying “yes” reflects her energetic and driven nature, encouraging a positive mindset and a willingness to embrace new challenges. With a background that spans continents and industries, Samantha Cox continues to be a dynamic and passionate professional in the fields of executive support, hospitality, and consulting. Her multifaceted career showcases a commitment to excellence and a willingness to explore diverse opportunities.   Links: Connect with Sam https://scinternational.com.au www.linkedin.com/in/samanthalcox http://facebook.com/SamanthaCoxInternational   Diana on LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/diana-brandl/ Executive Office Insights Newsletter: https://the-socialista-projects.com/#newsletter Podcast on Spotify: https://open.spotify.com/show/3qBSDjTfYOG2x6qos7dKkS Podcast on Apple Podcast: https://podcasts.apple.com/de/podcast/the-future-assistant/id1493106661  

182/149: Entdecke, wie Diversität und „New Work“ die Arbeitswelt verändern und was moderne Unternehmen tun, um ein inklusives Arbeitsumfeld zu schaffen! Begleite mich in diesem aufschlussreichen Gespräch mit Dominique Jäger, in dem wir über die Bedeutung von Diversität und Inklusion im heutigen Arbeitsumfeld sprechen, die Zukunft der Führung beleuchten und wie flexible Arbeitsmodelle unseren Ansatz zur Produktivität und Work-Life-Balance verändern. Dominique teilt ihren Weg von ihren ersten Rollen in der Beratung bis hin zur Führung von Diversity-Initiativen bei der DKB und gibt dir wertvolle Lektionen zum Karrierewachstum und Führung mit. Erfahre, wie du eine inklusive Kultur schaffen, deine persönliche Entwicklung fördern und wirkungsvoll führen kannst. Perfekt, wenn du dich für moderne Arbeitsplatztrends, Karriereberatung und praktische Einblicke in den Aufbau diverser Teams interessierst. Dominique Jäger ist eine prämierte Expertin im Bereich Change und People Management sowie Diversity Management, deren Arbeit sich durch einen tiefen Fokus auf das Thema „Mensch“ auszeichnet. Als „Zukunftsmacherin 2023“ von Business Insider und „Women of The Year 2024“ von Beyond Gender Agenda ist sie eine anerkannte Vordenkerin, die die Verbindungen zwischen Unternehmenskultur, Leadership, People Management und Diversity Management nicht nur versteht, sondern als untrennbare Einheit betrachtet. Dominique ist Bestseller-Autorin, deren Buch „Die Zukunftsrepublik“ im Manager Magazin und SPIEGEL gelistet wurde. Ihre berufliche Laufbahn ist geprägt von der Überzeugung, dass Diversity, Equity & Inclusion (DEI) sowie People & Culture keine „Nice-to-Have“-Themen, sondern entscheidende Faktoren für unternehmerischen Erfolg sind. Sie betont, dass diese Bereiche nicht nur miteinander in Beziehung stehen, sondern einander bedingen: Wenn eines dieser Elemente nicht funktioniert, leidet auch das andere. Dominique teilt ihre Einsichten und Inspirationen auch über ihren eigenen Podcast „Let’s Change“ sowie jetzt bald auch im „Macher*innen Podcast - weil Taten mehr zählen als Worte", in dem sie spannende Persönlichkeiten aus Wirtschaft, Politik und Wissenschaft einlädt, um über das Thema Veränderung zu sprechen und wie man diese erfolgreich meistert sowie über Ihr LinkedIn Profil. Links: 🔴 Folge auf YouTube anschauen: https://youtu.be/slbumEvluno Let’s Change Podcast: https://open.spotify.com/show/0yzfjVLofKudb0sKtq0hn0 Dominique Jäger auf LinkedIn: https://de.linkedin.com/in/jaegerdominique Diana auf LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/diana-brandl/ The Future Assistant Newsletter: https://the-socialista-projects.com/#newsletter Podcast auf Spotify: https://open.spotify.com/show/3qBSDjTfYOG2x6qos7dKkS Podcast auf Apple Podcast: https://podcasts.apple.com/de/podcast/the-future-assistant/id1493106661

181/135: Donata Boston is a premier lifestyle support specialist for ultra-high net worth individuals who offers unparalleled, personalized service through meticulous matchmaking, onboarding, and ongoing coaching. Unlike traditional staffing agencies, she creates cohesive, high-performing teams that align with her clients' unique needs and lifestyles. She advocates for her candidates, coaching them on their holistic career trajectories. Her career started working as an assistant to prominent figures like Madonna across various industries. Donata transitioned into entrepreneurship and now sets a new standard in lifestyle support, empowering clients to achieve their goals and enjoy greater freedom. 🔴 Watch the Episode on YouTube: https://youtu.be/h9-zLfUJGhY Connect with Donata: Website: https://donataboston.com/ LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/donata-boston-322003170/ For nanny jobs in the US: https://www.thenannies.com/ For Lacy’s manifestation program and guided meditations: https://tobemagnetic.com/ Book “Range” by David Epstein: https://a.co/d/7DFQXXP Diana on LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/diana-brandl/ Executive Office Insights Newsletter: https://the-socialista-projects.com/#newsletter Podcast on YouTube: https://www.youtube.com/@the-socialista-projects Podcast on Spotify: https://open.spotify.com/show/3qBSDjTfYOG2x6qos7dKkS Podcast on Apple Podcast: https://podcasts.apple.com/de/podcast/the-future-assistant/id1493106661

180/154: In diesem Video, welches wir beim Norddeutschen Rundfunk live aufgenommen haben, erzählt Swantje Allmers von ihrer persönlichen Reise als Workaholic. Erfahre, wie sie die Warnzeichen von Burnout ignorierte, welche körperlichen und emotionalen Konsequenzen das hatte und wie sie schließlich den Weg zurück zu einem gesunden Gleichgewicht fand. Dieses Gespräch ist für alle, die sich zwischen Karriere und Selbstfürsorge verlieren, und zeigt eindrucksvoll, warum Work-Life-Balance mehr als nur ein Trend ist. Hört in diese Folge, wenn ihr nach Tipps sucht, um Überarbeitung und Stress zu vermeiden, und Inspiration braucht, um den eigenen Anspruch an Erfolg neu zu definieren! Swantje Allmers ist Autorin, CEO und Gründerin der NWMS GmbH und eine der gefragtesten Stimmen zum Thema HR und Arbeitswelt. Nach dem Wirtschaftsstudium und mehrjähriger Forschungstätigkeit baute sie als Head of Corporate Planning die damals neu gegründete Unternehmung TUI Cruises mit auf und spezialisierte sich im Anschluss auf die Bereiche Organisationsentwicklung, agiles Arbeiten, Selbstmanagement sowie Change und Transformation. Sie unterstützt Executives, Teams und Unternehmen bei aktuellen Herausforderungen. Gelernt hat sie bei den Besten ihres Faches, wie z. B. NLP von Richard Bandler, Scrum von Jeff Sutherland, Holacracy von Brian Robertson, GTD von David Allen, Habits von BJ Fogg und LAB-Profiling von Shelle Rose Charvet. Gemeinsam mit Michael Trautmann und Christoph Magnussen hat sie den Bestseller „On the Way to New Work“ geschrieben, wurde 2023 als eine der 99 wichtigsten HR-Stimmen ausgezeichnet, erhielt den DRX Award als HR-Content Expertin und ist LinkedIn Top Voice „Job und Karriere“ 2024. 🔴 Folge auf YouTube anschauen: https://youtu.be/V1hPbUjjd1w ___ LinkedIn-Profil: https://www.linkedin.com/in/swantjeallmers/ Buch: https://www.thalia.de/shop/home/artikeldetails/A1060475265 12 Monate New Work Masterskills Executive Programm: https://www.newworkmasterskills.com/executive-programm 3-tägiges New Work Masterskills Leadership-Programm: https://www.newworkmasterskills.com/leadership-programm Kontakt: [email protected] ___ Diana auf LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/diana-brandl/ The Future Assistant Newsletter: https://the-socialista-projects.com/#newsletter Podcast auf Spotify: https://open.spotify.com/show/3qBSDjTfYOG2x6qos7dKkS Podcast auf Apple Podcast: https://podcasts.apple.com/de/podcast/the-future-assistant/id1493106661

179/113: Founder & CEO: Douglas R. Conant is an internationally renowned business leader, New York Times bestselling author, keynote speaker, and social media influencer with over 40 years of leadership experience at world-class global companies. For the past 20 years of his leadership journey, he has honed his leadership craft at the most senior levels—first as President of the Nabisco Foods Company, then as CEO of Campbell Soup Company (https://conantleadership.com/the-campbell-soup-story/), and finally as Chairman of Avon Products. In 2011, he founded ConantLeadership—a mission-driven community of leaders and learners who are championing leadership that works in the 21st century. Today, Doug, among his other board commitments, also serves as Chairman of CECP (http://cecp.co/about/) and as Chairman of the Higher Ambition (https://www.higherambition.org/) Leadership Alliance. Learn more about Doug here: https://conantleadership.com/about/doug-conant/   Chief of Staff: Mara Katsikis Mara is an enthusiastic developer of people and a seasoned leader of high-performing small business teams. She delights in helping contributors to grow their skill sets and thrive in a fiercely complex marketplace. With a background in negotiation, public relations, business development, human resources, and training and development, she is the perfect “Jack(ie) of all trades” to steward the small but hearty leadership team to ongoing growth. She is responsible for contributing to the management of all organizational operations including strategic planning, board of director work, finances, marketing, speaking engagements, publishing efforts and the advancement of a substantial not-for-profit agenda.   Executive Administrator: Diana Hansen Diana is so essential to the day-to-day operations at ConantLeadership that she has earned the alternate job titles of “Chief Logistical Officer,” “Right-Hand-Woman,” and “Planning Goddess,” depending on the scheduling, business, and administrative challenges of the day. With a long career supporting executives at the highest levels of Fortune 500 companies, Diana is tenacious, detail-obsessed, creative, whip-smart, and clairvoyant. She anticipates and addresses what is needed to support and advance the operations of the enterprise oftentimes before the company (or even CEO) is aware. It’s no surprise that her professional excellence has been recognized throughout the industry: She is a distinguished winner of the 2022 Admin Awards (https://www.adminawards.com/philadelphia/#winners), the highest honor in the administrative profession.   Links: Virtual Boot Camp: https://conantleadership.com/bootcamp/ Free Summit: https://start.conantleadership.com/blueprint-leadership-summit/   Diana on LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/diana-brandl/ Executive Office Insights Newsletter: https://the-socialista-projects.com/#newsletter Podcast on YouTube: https://www.youtube.com/@the-socialista-projects Podcast on Spotify: https://open.spotify.com/show/3qBSDjTfYOG2x6qos7dKkS Podcast on Apple Podcast: https://podcasts.apple.com/de/podcast/the-future-assistant/id1493106661

178/136: Als Chief Operating Officer (COO) Germany und Eastern Europe in einer der weltweit größten Wirtschaftskanzleien spielt Astrid Altmann Forbes eine zentrale Rolle in der Führung und strategischen Ausrichtung des Unternehmens. In ihrer Rolle als COO arbeitet sie Hand in Hand mit dem Senior Partner und dem German Executive Team zusammen, um die langfristige Vision und das kontinuierliche Wachstum der Kanzlei voranzutreiben. Darüber hinaus ist sie verantwortlich für die Leitung und Koordination von mehr als 250 Business Team Mitgliedern in Deutschland. Die Business Teams umfassen neben den Bereichen Business Development & Marketing, Finance, HR, Legal Operations, Legal & Risk, Operations, Technology sowie Translations auch den Assistenzbereich. Astrid Altmann Forbes gibt uns Einblicke, wie Sie als Führungskraft die Rolle der Assistenz wahrnimmt und wie das Assistenzteam bei Linklaters organisiert ist. Neben ihrer Tätigkeit bei Linklaters engagiert sich Astrid bei den @‌Working Moms e.V., einem Netzwerk berufstätiger Mütter, die sich dafür einsetzen, dass Frauen selbstverständlich beides haben können – Kinder und Karriere. Sie ist Mutter von Zwillingssöhnen im Teenageralter und verbringt ihre Wochenenden im Winter gerne in den Bergen. Links: 🔴 Video zur Folge: https://youtu.be/7loIjwxyRHI The Future Assistant Newsletter: https://the-socialista-projects.com/#newsletter True North | Bill George: https://billgeorge.org/book/true-north Das schönste Tal in Tirol | Alpbachtal Tourismus: https://www.alpbachtal.at/de Who Moved My Cheese? | Amazon: https://amzn.eu/d/02fZqghy Linklaters | Home: https://careers.linklaters.com/

177/143: Empathetic, strategic, and meticulous about the details, Chynna Clayton has built a career enabling some of the world’s most influential leaders to excel in high stress environments. Chynna is the founder and CEO of Matriarch Made Development, a consulting firm that centers around helping companies and organizations develop high performing administrative teams, identify and address overall operating structure and event logistics inefficiencies and further cultivate assistant’s talents. Named in honor of the four generations of maternal women who have paved the way for her to mature into the woman she has become today, Matriarch Made was founded on the principles that enabled Chynna to build a distinguished career in personal, government, and corporate environments. Raised by a single mother in Miami, Florida, on the outskirts of Liberty City. Chynna studied Event Management and Political Science with a minor in Business at the University of Florida. A proud Florida gator, Chynna’s time at UF helped her to gain exposure to event management as a White House intern during the Obama administration. Upon graduation, Chynna spent years supporting the Obama’s advance logistical teams until leaving her administrative role at The Walt Disney Company to ultimately become the “body-woman” of former First Lady Michelle Obama. In this capacity, Chynna helped Mrs. Obama connect with communities around the world. She ensured every detail of Mrs. Obama’s personal and public facing events were executed flawlessly, directing teams who coordinated Mrs. Obama’s domestic and international engagements. At the conclusion of the Obama administration, Chynna was retained by the personal office of Barack and Michelle Obama as their Director of Travel and Event Operations, where she continued to help manage the personal obligations of their family while continuing to oversee the coordination of Mrs. Obama’s engagements. Now at Matriarch Made Development, Chynna helps leaders build core competencies such as but not limited to organization, teamwork, communication, problem solving, accountability and composure in administrative and executive teams. From executive training and coaching to equipping organizations with tools such as scheduling systems, templates, tactics, processes/procedures, events logistics guidance; Matriarch Made helps leading organizations build a systems approach to tackling the inefficiencies that stifle overall potential. Chynna was most recently highlighted in Michelle Obama’s newly released book, “The Light We Carry.” She has written for O Magazine; been featured in Essence, the Miami Herald, the University of Florida Health and Human Performance Magazine, the Netflix Documentary “Becoming,” and the Michelle Obama Spotify Podcast. Chynna strives every day to be an inspiration for young girls, especially those who have experienced similar life challenges. Chynna resides in Washington, DC with her wife Katina Hoyles. Links: 🔴 Episode on YouTube: https://youtu.be/2FWphgr6AbA  Chynna's Website: https://www.chynnaclayton.com/ Chynna on LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/chynna-clayton-248b145b/ Diana on LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/diana-brandl/ The Future Assistant Newsletter: https://the-socialista-projects.com/#newsletter Podcast on Spotify: https://open.spotify.com/show/3qBSDjTfYOG2x6qos7dKkS Podcast on Apple Podcast: https://podcasts.apple.com/de/podcast/the-future-assistant/id1493106661