Prosta Komunikacja

Noc z 14 na 15 kwietnia 1865 roku. Waszyngton. Sekretarz wojny siada do telegrafu i wysyła depeszę, która następnego dnia trafi na pierwsze strony gazet. Nie zaczyna jej tak, jak wtedy pisało się relacje prasowe. I właśnie dlatego ta depesza zmieni dziennikarstwo. Ponad sto lat później kobieta, która zaczynała jako sekretarka w firmie kolejowej, nauczy tej samej lekcji najlepszych konsultantów McKinsey. A Ty? Spójrz na swój ostatni raport, ostatnią prezentację dla zarządu, ostatni ważny mail. W którym miejscu jest to, co najważniejsze? Jeśli gdzieś w okolicach dwudziestej minuty, to ten odcinek jest dla Ciebie. 

 Ludzie mają ogromny problem z wyczuciem skali. Szczególnie w przypadku wielkich liczb. A skoro my nie mamy intuicji liczbowej, to nie mają jej też nasi odbiorcy. Nasi szefowie, nasi klienci, nasz zarząd. Dlatego dziś porozmawiamy o liczbach. O tym, jak o nich opowiadać tak, żeby ktoś je w ogóle zrozumiał. I zapamiętał. 

Chcę rozwinąć temat odwagi, bo asekuracja językowa, o której mówiłem w jednym z poprzednich odcinków, to tylko objaw. Ludzie nie mówią „warto byłoby rozważyć” dlatego, że lubią dłuższe zdania. Mówią tak, bo się boją zająć wyraźne stanowisko.Tylko że sama odwaga to za mało. Potrzebujemy jeszcze szacunku. Odwaga i szacunek potrzebują siebie nawzajem. Sama odwaga, bez szacunku, dość szybko zamienia się w arogancję – i wtedy ludzie przestają nas słuchać, nawet jeśli mamy rację. A sam szacunek, bez odwagi, prowadzi do czegoś, co nazywam uprzejmym paraliżem. Wszyscy są dla siebie mili, spotkania przebiegają kulturalnie, nikt nikogo nie urazi. Tylko nic się nie zmienia.

Kilka miesięcy temu prowadziłem szkolenie dla zespołu, który przygotowywał się do ważnej prezentacji przed zarządem.Jeden z uczestników wstał i zaczął tak:„Co, jeśli powiedizałbym wam, że jutro nasza firma zostaje jedyną firmą w naszej branży?”Zapadła cisza.Tylko nie taka cisza, o jaką mu chodziło. To była cisza, której towarzyszyły twarze zdziwienia, takiego zdziwienia, które mówi: o co tu chodzi? Zaraz, zaraz, czy ja na pewno jestem na dobrej prezentacji? Czyli lekki uśmiech, brwi podciągnięte do góry i spojrzenia po sobie.Pytam grupę, co poczuliście na początku wystąpienia?Ktoś mówi: „Czekałem, aż przejdzie do rzeczy”.Ktoś inny: „Pomyślałem, że przesadza”.A trzecia osoba dodała uwagę, która była najcelniejsza:„Po tym zdaniu nadal nie wiedziałem, o czym będzie ta prezentacja”.Ten uczestnik zrobił dokładnie to, co doradza mu internet. Postawił mocne otwarcie. Zbudował napięcie. Chciał złapać uwagę od pierwszej sekundy.Zastosował tak zwany hak narracyjny, od którego zdaniem wielu ekspertów prezentacji, warto zaczynać każdą prezentację. I właśnie dlatego ten początek się nie sprawdził.Bo hak narracyjny to świetne narzędzie. Tylko w zupełnie innej sytuacji.Dziś odcinek o tym, czym zastąpić hak w prezentacji biznesowej. I dlaczego nie zawsze to, co mówią porady internetowe, warto wdrażać u siebie.

Prostota zwiększa zaufanie. Złożony język często ukrywa niepewność.A w biznesie ludzie rzadko zgadzają się z tym, czego nie rozumieją.Pamiętam szkolenie, które prowadziłem kilka lat temu dla grupy menedżerów dużej organizacji.Pracowaliśmy nad prezentacjami, które uczestnicy mieli za kilka dni pokazać swoim przełożonym.Jeden z menedżerów przedstawił swój pomysł mniej więcej w taki sposób:„W kontekście obecnych wyzwań operacyjnych warto byłoby rozważyć możliwość wdrożenia alternatywnego podejścia do procesu raportowania."Po chwili zapytałem grupę:„Co on właściwie proponuje?"Zapadła cisza.Nikt nie wiedział.Wtedy poprosiłem go, żeby powiedział dokładnie to samo, ale prostszymi słowami.Spojrzał na swoje notatki i powiedział:„Chcę zlikwidować trzy raporty, których nikt nie czyta."I nagle wszyscy zrozumieli.W sali zrobiło się nawet trochę zabawnie, bo ktoś odpowiedział:„To dlaczego od tego nie zacząłeś?"Przez ostatnie kilkanaście lat pracy z menedżerami, ekspertami i liderami zespołów widziałem podobne sytuacje setki razy.Problem bardzo rzadko polega na tym, że ludzie nie mają nic wartościowego do powiedzenia.Znacznie częściej problem polega na tym, że ukrywają prostą myśl pod warstwą skomplikowanych słów, zastrzeżeń, dygresji i nadmiarowych wyjaśnień.I właśnie o tym jest dzisiejszy odcinek.O tym, jak naprawdę upraszczać komunikację, żeby być skuteczniejszym w biznesie.Bo upraszczanie nie tyle mówienie mniej i skracanie. Upraszczanie to przede wszystkim na tym, żeby mówić precyzyjniej. 

O storytellingu mówi się w biznesie od lat jako o lekarstwie na nieskuteczne prezentacje. Ja też wierzę w storytelling. Tylko że storytelling ma co najmniej dwie twarze i nie zawsze ta najpopularniejsza, propagowana przez guru komunikacji, będzie pasować do Twojej sytuacji. Dzisiaj w podaście będziemy więc mówić o storytellingu biznesowym i storytellingu inspiracyjnym.  

Przyszłość pracy to wielka niewiadoma. Żyjemy w czasach zmieniających się tak szybko, że ciężko za tymi zmianami nadążyć. Jest jednak kilka kompetencji, które wiemy na pewno, że przydadzą się na rynku pracy przyszłości. Jakie to kompetencje? O tym dzisiaj w odcinku. 

Kiedy ktoś pyta mnie, skąd się uczyć robić dobre prezentacje, zwykle pada ta sama odpowiedź: z internetu, z YouTube, z książek. I to jest odpowiedź dobra - pod jednym warunkiem. Że wiesz, które rady pasują do twojej sytuacji, a które są dla kogoś zupełnie innego. Bo większość porad o prezentacjach, które krążą w sieci, dotyczy jednego, bardzo konkretnego rodzaju wystąpień. I to wcale nie tego, z którym masz do czynienia na co dzień.

 Typowy obrazek w jednym z biurowców dużej firmy. Sala konferencyjna. Kilkanaście osób w środku siedzi i ogląda prezentację z danymi. Slajd za slajdem to wykresy, tabelki, screeny z Excela. Wyliczeń, cyfr, danych jest tak dużo, że wszystkim mieni się w oczach. Po 40 slajdach każdy wychodzi zmęczony i bez jasnego przekazu w głowie. Prezentacja była nieskuteczna. Ale można by było zrobić tę prezentację inaczej. Zgodnie z konwencją tzw. data storytellingu. To najskuteczniejszy sposób przekonywania, kiedy w grę wchodzą liczby i dane. Czym jest data stotytelling? O tym dzisiaj w podcaście. 

W szesnastym odcinku podcastu Prosta Komunikacji gościł Michał Rusinek. Jedną z rzeczy, które mocno utkwiły mi w pamięci, to jego wypowiedź o antytezie. Figurze retorycznej, która zdominowała debaty publiczne w Polsce w ostatnich latach. Antyteza, zdaniem Rusinka, spłaszczyła naszą dyskusję do dychotomii – my dobrzy, oni źli. Poprzez antytezę zamiast wielobarwnego świata mamy jedynie kontrast czarno biały. Antyteza nie daje bowiem miejsca na odcienie pośrednie. Zbyt często wykorzystują ją politycy. Ale w komunikacji biznesowej wykorzystujemy ją zdecydowanie za rzadko. Za rzadko, bo jest ona szalenie skuteczna. Dziś o antytezie, kontraście, przeciwieństwach.