#37 Zukunftsorientiert zum Wandel inspirieren

The Digital Credentials for Higher Education Institutions project, short DiBiHo, is like a step-to-the-moon for a future oriented student journey. Technical University of Munich TU München, German Academic Exchange Service DAAD and Hasso-Plattner Institute HPI have jointly developed a proof of concept working towards digital technologies for mutual acceptance of diploma and certificates worldwide. Here are my interview guests and project leads: Kathleen Clancy, DAAD: Communication and stakeholder management Alexander Mühle, HPI: Self sovereign identity platform management, technical development and system design Felix Hoops, TUM: technical coordination and system design Benefits4Students: they control their data, can easily apply at a multitude of universities worldwide, process their diplomas online and use these for future applications. Benefits4Universities: exploring new areas of research, achieve interoperability in international research, expand academic and researcher exchange Benefits4Germany: participation in international research targeting global challenges, entering into discussion with international leading universities like MIT and Harvard, who are members of the Digital Credential Consortium Next steps: Expanding the community of participants in Germany & Europe Further testing of the proof of concept Joining the Moving Target Digitalisation Conference November 30th - December 2nd in Berlin, further information: https://www.daad.de/en/the-daad/what-we-do/moving-target/

Jonas Kubelke ist Softwareentwickler und IT-Projektsachbearbeiter der niedersächsischen Landesjustizverwaltung. Jonas Ruhe ist Bearbeiter von Fachverfahren und Prozesssteuerungen in der Landesverwaltung von Niedersachsen. Beide sind noch junge Sachbearbeiter, die sich nicht mit Dienst nach Vorschrift begnügen, sondern die Extrameile gehen: after work vernetzen sie sich mit Gleichgesinnten in der Jungen Gesellschaft für Informatik, bilden sich fort und hecken neue Ideen aus, wie der Staat verbessert werden könnte. Warum? Weils es sie glücklich macht, sich weiterzuentwickeln und wirksam zu werden! Hier eine Kostprobe ihrer spannenden Ideen: Kolleginnen und Kollegen sollten durch Vollbilder inspiriert werden, nicht mit Ratschlägen. Das Ankommen in Behörden sollte ein perfekt organisierter wertschätzender Onboarding Prozess sein, der den Neuen zeigt: schön, dass Du ihr dabei seid, wir haben auf euch gewartet, hier ist alles, was ihr braucht. Bei der Personalauswahl sollten die Bewerber und Teams mitentscheiden dürfen, ob sie miteinander arbeiten wollen. Die Einstellungen im Digitalbereich sollten nicht nur nach formalen Qualifikationen erfolgen, sondern auch nach Fähigkeiten und persönlicher Motivation. Coaches sollten neben den Führungskräften eingesetzt werden, um bei der Kooperation untereinander und der Vernetzung zwischen Menschen und Technik zu unterstützen.

„Du kannst andere nicht ändern, du kannst nur dich ändern,“ ist Nils Brechbühlers Leitspruch für eine inspirierende Karriere vom Sachbearbeiter in der Kommunalverwaltung zum Gründer von www.brechbühler.digital.de Als junger Sachbearbeiter in seinen 20ern stellte er einen Tag nach seiner Lebenszeitverbeamtung seinen Antrag auf Entlassung, um sich zu entfalten. Heute unterstützt Nils Brechbühler als selbstständiger IT-Berater und Führungskräftecoach ehemalige Kolleginnen und Kollegen aus dem Staat dabei, IT-Skills zu erlernen und ermutigt sie, über sich hinauszuwachsen. Er ist der Überzeugung, - dass in der Verwaltung ein noch unausgeschöpftes Potenzial an motivierten Sachbearbeitern drauf wartet, sich jenseits von Stellenbeschreibungen zum Wohl des Staates zu entfalten, - dass auch Sachbearbeiter Führungskräfte sein können, weil dies nicht in einer akademischen Ausbildung, sondern im Beruf erlernt wird, - dass es Menschen im Staat mehr motiviert, wenn man an sie glaubt, statt auf Externe zu setzen, die ihnen vorgesetzt werden, - dass die zukunftsorientierte IT-Beratung bedeutet, Menschen zu befähigen, statt von Folgeaufträgen abhängig zu machen. Wenn jemand bereit sei, sich jeden Tag zu fragen: „Ist es wertvoll, was du heute gemacht hast?“, sei jede Veränderung möglich! Mehr zu D. Dorit Bosch, Ihren Coachingangeboten, dem Online-Kurs "Get STAATed - wie verändere ich den Staat" unter www.drdoritbosch.de.

Wer hat Spaß an agilem Vergaberecht? Anja Theurer von Staat Up e.V. ist Expertin auf dem Gebiet und u.a. bei den Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt ehrenamtlich tätig. Ihr Fazit ist klar: Ohne Beschaffung kein Fortschritt bei Innovation und Digitalisierung in Deutschland. Wenn Beschaffung schnell und gleichzeitig treffgenau sein soll, rät sie zum agilen Vergabeverfahren in vier Schritten: 1. Prozesse parallelisieren, statt sie hintereinander abzuarbeiten, 2. mit einem minimal viable product (MVP) statt mit der Goldrandlösung starten, 3. systematisch die relevanten Märkte beobachten, 4. exzellentes Know-How im Vergaberecht aufbauen und anwenden. Die Einführung und Umsetzung innovativer Beschaffung bedeutet „Change“ und benötigt daher das dedizierte Engagement der Leitungsebenen von Behörden. Anja Theurer weiß aus eigener Erfahrung als CFO des Cyber Innovation Hub der Bundeswehr, dass allein der Auftrag „seid innovativer“ nicht ausreicht, um den Beschaffer:innen die psychologische Sicherheit zu geben, Neues auszutesten. Wenn die hierarchische Beamtenkultur auf die „Just do it-Mentalität“ aus der Wirtschaft trifft, rät sie zu Offenheit und Bescheidenheit in beide Richtungen. Ein wundervoller Podcast, mit viele guten Tipps für alle Fans der Beschaffung – und solchen, die es noch werden wollen.

Harald Joos ist verantwortlich für ein innovatives placemaking Projekt des Bundesministeriums der Finanzen, das InnoLab. Dies ist ein Ort, in dem agil, ressortübergeifend und iterativ an neuen Arbeitsabläufen und Technologien für die gesamte Bundesregierung gearbeitet wird. Das InnoLab gibt es auch zum Nachmachen für andere Ressorts als „InnoLab in the box“ mit wertvollen Hinweisen zum Beschaffungsvorgang oder zu den dort angewandten Arbeitsmethoden. Ab Minute 33 spricht Harald Joos auch über das große Tabuthema für Führungskräfte in Staat und in der Wirtschaft: mentale Gesundheit. Er erzählt auch, wie er seine in einem Großprojekt auftretenden psychischen bedingten gesundheitlichen Nebenwirkungen lernte zu überwinden. Eine Folge, aus der gerade Führungskräfte im Staat viel mitnehmen können.

Wer den Kulturwandel in einem traditionellen Haus wie dem Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) besser verstehen möchte, sollte Martin von Simson zuhören. Der neue Leiter der Zentralabteilung im BMI gehört zu einer neuen Generation von Führungskräften, die diesen Kulturwandel aktiv herbeiführen wollen. Seine Mission startet daher in der Zentralabteilung, dem Rückgrat jeder Behörde, die das Personal, das Budget und die IT verantwortet. Im Interview gibt Martin von Simson Einblicke in den ministeriellen Alltag und zeigt, wie eine Zentralabteilung Impulsgeber für das ganze Ministerium und die ihm angeschlossenen 19 Geschäftsbereichsbehörden sein kann – einem „Konzern“ mit über 85.000 Mitarbeitenden. Sein Ziel ist ambitioniert: Mehr Arbeitszufriedenheit in den Alltag der Ministerialverwaltung zu bringen und auch Neuankömmlingen zu ermöglichen, schneller aktiv mitzugestalten. Dafür formuliert er drei Kernbotschaften: 1. Transparenz in der Kommunikation Wertschätzende Kommunikation und aktives Zuhören bilden den Grundstein für eine Dienstleistungsmentalität, die die Fachabteilungen bei der Transformation unterstützen sollen. 2. Z wie Zukunft Agiles Arbeiten soll auf die Bedürfnisse des BMI angepasst werden, das thematisch von zwei Transformationstreibern unmittelbar betroffen ist: der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und allen Krisen, die sich auf Deutschland auswirken. Dafür soll ein Flexiteam gebildet werden, das bei Bedarf Belastungsspitzen abfedert. 3. Klimaneutrales BMI Dienstreisen, Essensangebot und Immobilienausstattung sollen nachhaltig gestaltet werden, um einen aktiven Beitrag zum Erreichung der Klimaziele zu leisten. Dazu soll es ein Umweltmanagementsystem geben.

"Führen heißt präsent sein und kommunizieren. Kommunikation bedeutet Interaktion. Interaktion generiert Output und nicht bloß fake work," so Anja Hartmann, Referatsleiterin beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Sie weiss, wie man Menschen motiviert und komplexe strategische Prozesse mit multiplen stakeholdern unter Zeitdruck steuert. Sie gibt Einblicke in ihre Arbeit als Führungskraft und viele hilfreiche Tipps, wie man auch in virtuellen Zeiten Menschen motivieren kann. Hier ihre work hacks: * Gremienarbeit mit bilateralen Gesprächen kombinieren, um Vertrauen aufzubauen, * Persönliche Treffen mit neuen Mitarbeitenden verabreden, um zu verstehen, welche Führung sie brauchen, * Patenprogramme als Onboarding für neue Mitarbeitende vorsehen, * Kommunikationstrainings für neue Führungskräfte, * auf produktive Energie der Mitglieder in virtuellen Meetings achten, * Plätze der Begegnung für Menschen schaffen, die ein echtes Interesse an der Zusammenarbeit haben. Ihr Fazit: 1. Virtuelle Führung zwingt uns, achtsamer miteinander umzugehen, um eine qualitativ hohe Zusammenarbeit zu erreichen. 2. Wenn wir alles richtig machen, heisst es noch nicht, dass wir das Richtige tun. Ersteres ist fake work, zweiteres ist echter Output, der die Veränderung bringt.

Lena-Sophie Müller inspiriert als Geschäftsführerin der Initiative D21 den Staat mit Umfragen wie dem eGovernment Monitor und Statistiken für eine besseren Digitalisierung. Sie setzt bei Zeitgeistthemen wie Digitalisierung, Diversity oder Nachhaltigkeit auf Motivieren statt Fordern, Zukunftsorientiertes Denken statt Verzweifeln am Hier und Jetzt, „Nordstern“ Visionen folgen statt Partikularinteressen bedienen, Strategisch notwenige Rahmenbedingungen schaffen statt ideologisch motivierte Frauenförderung betreiben, Gesunden Wettbewerb zulassen statt alle über einen Kamm scheren, Authentische Kommunikation der Verwaltung statt Verschweigen von Defiziten. Im neuen eGovernment Monitor von Oktober 2022 werden erstmals die Fortschritte der Bundesländer betrachtet. Denn für Lena-Sophie Müller sind Kommunen, Länder und der Bund ein Team – das Team Deutschland.

Joana Isabel Visel ist eine Frau der Generation Z und eine Führungskraft der öffentlichen Verwaltung von morgen: in ihrer Bachelorarbeit untersucht sie die Bereitschaft zum proaktiven Verhalten der Mitarbeitenden in der Bundesverwaltung. Sie setzt beim Einzelnen an und wie man die bestehenden Rahmenbedingungen gestalten kann. Self-Empowerment pur! Ihre Forschungsergebnisse zur Entfesselung proaktiven Verhaltens in a nut shell: • Verwaltungsmitarbeitende sind progressiver als ihr Ruf. • Bei eGovernment Projekten sind für die Stärkung der Digitalisierungsbereitschaft die Selbstwirksamkeit und der persönliche Nutzen der Mitarbeitenden ausschlaggebender als die Unterstützung der Führungskräfte. • Veränderungskommunikation bedeutet den jeweils persönlichen Mehrwert eines digitalen Transformationsprojektes zu formulieren. • Der Arbeitgeber kann den Prozess durch z.B. 10% Anteil der Arbeitszeit für innovatives Arbeiten sowie Austauschmöglichkeiten unabhängig von Führungskräften befeuern. • Motivation kann gesteigert werden, indem Erfolge gefeiert werden. Die Bachelorarbeit von Joana Visel ist in Kooperation mit dem Kompetenzzentrum Öffentliche IT (ÖFIT) entstanden und dort publiziert.

Prof. Dr. Simon Nestler ist ein führender Missionar für Usability und User Experience (UUX). In seinem gerade erschienener Praxisleitfaden „Menschzentrierte Digitalisierung“ erklärt er der Verwaltung Schritt für Schritt, wie sie sich selbst digitalisieren kann. Im Zentrum steht eine ehrliche Analyse der eignen Bedürfnisse, die meist übersprungen wird. Das ist fatal gerade bei Fachverfahren auf kommunaler Ebene. Simon Nestler wirkt auf drei Ebenen: • als Berater versteht er sich als aktiver Zuhörer für die Bedürfnisse der Kunden in der öffentlichen Verwaltung • als Hochschullehrer an der Technischen Hochschule Ingolstadt bildet er künftige UUX-Experten für die Verwaltung aus • als Autor gibt er uns Instrumente an die Hand, den Transformationsprozess zu verstehen und zu entscheiden, welches die nächsten Schritte sind. Das ist self-empowerment für die Verwaltung pur. Seine Kernerkenntnis: „Wenn du dein Problem nicht kennst, kannst du dir keine Hilfe holen.“ Er gibt ein flammendes Plädoyer für UUX Designer als Brückenbauer zwischen Verwaltung und IT-Dienstleistern ab. Für die nahe Zukunft wünscht er sich eine öffentliche Verwaltung, die servicezentriert ist – weg von der Form, rein in die Inhalte. Mein Buchtipp zum Podcast: Prof. Dr. Simon Nestler, Menschzentrierte Verwaltung. https://www.hugendubel.de/captcha/?r=https://www.hugendubel.de/de/buch_kartoniert/simon_nestler-menschzentrierte_digitalisierung-41833828-produkt-details.html