#251 - Die besten Tools für virtuelle Assistenzen – mein kompletter Überblick

In dieser Episode geht’s um ein Thema, das wirklich jede VA betrifft: Tools.Ich zeige dir, welche Programme und Geräte dich in deinem Business effizient unterstützen, wie du die richtigen Tools auswählst und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest.Ich nehme dich mit durch meine eigene VA-Toolbox – angefangen bei Hardware wie Laptop, Monitor & Mikrofon bis hin zu Software für Organisation, Buchhaltung, Kommunikation, Design und Automatisierung.Außerdem erfährst du:Wie du Tools bewusst auswählst, statt jedem Trend hinterherzulaufen,Warum du regelmäßig deine Toolkosten überprüfen solltest,Und welche Abos, Jahrespläne und Affiliate-Hacks dir Geld sparen.Ich verrate dir, welche Tools ich täglich nutze, wie ich meine Auswahl überprüfe und warum weniger oft mehr ist.Am Ende dieser Folge weißt du ganz genau, welche Tools dein VA-Business wirklich braucht – und wie du sie clever einsetzt.✨ HighlightsWelche Tools sind Pflicht – und welche nur „nice to have“Hardware: Warum das Fundament entscheidend istDie wichtigsten Software-Kategorien für dein VA-BusinessTool-Overload vermeiden: So prüfst du regelmäßig, was du wirklich brauchstSpartipps & Hacks: Jahresabos, Affiliate-Programme & Black-Friday-DealsMein persönliches Fazit: Tools sollen dich entlasten, nicht überfordern⏱️ Kapitelmarken(00:01:00) – Was sind Tools überhaupt? Hardware vs. Software(00:03:00) – Wie du die richtigen Tools für dich auswählst(00:05:00) – Mein Hardware-Setup: Laptop, Monitor & Wohlfühl-Arbeitsplatz(00:07:00) – Software: Die digitale Toolbox für dein VA-Business(00:08:00) – Aufgabenmanagement & Organisation (Trello, Asana, Notion)(00:10:00) – Tools deiner Kunden: Wer zahlt & wie du sie nutzt(00:12:00) – Kalender & Terminplanung (Google Calendar, Calendly & Co.)(00:13:00) – Buchhaltung & Finanzen: Pflicht-Tools für Profis(00:15:00) – Zeit-Tracking & Fokus statt Multitasking(00:17:00) – Kommunikationstools: E-Mail, Slack, Zoom, Loom & mehr(00:19:00) – Kreativ- & Content-Tools: Canva, Miro, ChatGPT(00:20:00) – Datenspeicherung & Sicherheit: Cloud, Passwort-Tools & VPN(00:21:00) – Automatisierung & E-Mail-Marketing: Zapier, Make, ActiveCampaign(00:23:00) – Social-Media-Tools & KI-Unterstützung(00:24:00) – Spartipps: Jahresabos, Black Friday & Affiliate-Strategien(00:26:00) – Don’t follow every trend – bleib fokussiert!(00:28:00) – Tool-Check: Wie viele Tools nutzt du wirklich?Kontakt zu mir 🔗:- ⁠Hier⁠ gehts zu unserer VA-Community auf Skool 🎓- Werde Teil einer ⁠exklusiven Gruppe Virtueller Assistentinnen⁠, DIE Akademie für VAs.-- Folge mir auf ⁠Instagram⁠ für mehr Infos Virtual Assistant Power Podcast - Dein #1 Podcast rund um die Virtuelle AssistenzSelbstbestimmt, orts- und zeitunabhängig arbeiten und deine Leidenschaften in einem Business integrieren? Als Virtuelle Assistenz ist genau das möglich! Kristin lüftet ihre Geheimnisse rund um ein professionelles und erfolgreiches VA-Business. Im Virtual Assistant Power Podcast erwartet dich Insider-Wissen, Inspiration und wirklicher Mehrwert, sodass du deine Selbstständigkeit auf’s nächste Level heben kannst!

Halleluja – Folge 250! 🎉 Seit viereinhalb Jahren erscheint jeden Donnerstag eine neue Episode. Heute gebe ich die Bühne an euch: großartige - bereits oder angehende -Virtuelle Assistentinnen aus unserer Community teilen ihre ersten Aha-Momente – echt, nah, direkt umsetzbar.Wir sprechen darüber, warum wir unperfekt starten, wie Kundinnen schon vor Website & Socials kommen, was „spitze Zielgruppe – breite Dienstleistung“ bedeuten kann, wie Community trägt, wie du deinen Gründungszuschuss vorbereitest und weshalb Reflexion Luxus, sondern Wachstum ist.🎁 Zum Jubiläum schenken wir dir eine geheime Podcast-Episode „Money Mindset als VA“: Podcast folgen/abonnierenBewertung schreiben (gerne ★★★★★ abgeben)Screenshot über unser Formular hochladen – und du bekommst Zugang zur Bonus-Episode. 👉 Hier bekommst du das Formular 👈Highlights aus der FolgeUnperfekt starten: Warum Tun > Planen ist – und Perfektion nur eine Perspektive.Erste Kund*innen ohne Website & Insta: Gespräche führen, lernen, umsetzen.Spitze Zielgruppe, breite Dienstleistung – so bleibst du sichtbar und flexibel.Community-Power: Nehmen & Geben – getragen sein, schneller wachsen.Sichtbar werden: Mut, LinkedIn-Posts & Support aus dem Umfeld.Gründungszuschuss: Businessplan, Liquidität & wo es verlässliche Vorlagen gibt.Reflexions-Routine: Aha-Momente notieren → integrieren → optimieren.Jubliäumsgeschenk 🎁Folge/abonniere den PodcastHinterlasse deine Bewertung (gerne 5★) in deiner App.Screenshot hochladen → Formular-Link gibt es hier🤫 Du erhältst unsere geheime Episode „Money Mindset als VA“ als Dankeschön"Es gibt kein objektives Perfekt – also starten wir unperfekt und lernen im Tun.“„Community heißt: geben, nehmen – und dreifach zurückbekommen.“Spitze Zielgruppe, breite Dienstleistung: Sichtbar bleiben und mit Kund*innen wachsen.“Kontakt zu mir 🔗:- ⁠⁠Hier⁠⁠ gehts zu unserer VA-Community auf Skool 🎓- Werde Teil einer ⁠⁠exklusiven Gruppe Virtueller Assistentinnen⁠⁠, DIE Akademie für VAs.-- Folge mir auf ⁠⁠Instagram⁠⁠ für mehr Infos Virtual Assistant Power Podcast - Dein #1 Podcast rund um die Virtuelle AssistenzSelbstbestimmt, orts- und zeitunabhängig arbeiten und deine Leidenschaften in einem Business integrieren? Als Virtuelle Assistenz ist genau das möglich! Kristin lüftet ihre Geheimnisse rund um ein professionelles und erfolgreiches VA-Business. Im Virtual Assistant Power Podcast erwartet dich Insider-Wissen, Inspiration und wirklicher Mehrwert, sodass du deine Selbstständigkeit auf’s nächste Level heben kannst!

Kundengewinnung – eins der Themen, das viele VAs am meisten beschäftigt und leider auch oft blockiert. Ich weiß, wie frustrierend es ist, wenn die Aufträge ausbleiben, obwohl du alles gibst. Genau deshalb teile ich in dieser Episode die 5 größten Fehler, warum du keine Kunden gewinnst – und wie du sie vermeiden kannst.Ich spreche über:​warum ein unklares Angebot deine Chancen massiv schmälert,​wie dir eine fehlende Kundengewinnungsstrategie im Weg steht,​wieso viele VAs an den falschen Dingen arbeiten und keine umsatzrelevanten Tätigkeiten umsetzen,​warum es so wichtig ist, dass du dich wirklich zeigst – mit Persönlichkeit und Werten,​und weshalb du dir unbedingt Unterstützung holen solltest, statt alles alleine stemmen zu wollen.Mein Ziel: dir die Augen öffnen, dich motivieren und dir zeigen, wie du mit Klarheit, Strategie und Support endlich die Kunden gewinnst, die wirklich zu dir passen.✨ Highlights​Dein Angebot ist mehr als „VA für Backoffice“ – es ist die Lösung für ein Problem​Kundengewinnung heißt: Kunden ziehen dich an, nicht du jagst ihnen hinterher​Unterschied zwischen busy work und business work verstehen​Soft Skills & Werte sind oft entscheidender als Hard Skills​Unterstützung und Community sind kein Luxus, sondern eine Abkürzung zum ErfolgKontakt zu mir 🔗:- Hier gehts zu unserer VA-Community auf Skool 🎓- Werde Teil einer exklusiven Gruppe Virtueller Assistentinnen, DIE Akademie für VAs.-- Folge mir auf Instagram für mehr Infos Virtual Assistant Power Podcast - Dein #1 Podcast rund um die Virtuelle AssistenzSelbstbestimmt, orts- und zeitunabhängig arbeiten und deine Leidenschaften in einem Business integrieren? Als Virtuelle Assistenz ist genau das möglich! Kristin lüftet ihre Geheimnisse rund um ein professionelles und erfolgreiches VA-Business. Im Virtual Assistant Power Podcast erwartet dich Insider-Wissen, Inspiration und wirklicher Mehrwert, sodass du deine Selbstständigkeit auf’s nächste Level heben kannst!

Reisen und Arbeiten verbinden – das ist für mich die pure Freiheit. 🌍In dieser Episode erzähle ich dir von meinen persönlichen Top 5 Orten, an denen ich bereits als digitale Nomadin gearbeitet habe: von Portugal über Georgien und Bulgarien bis nach Bali und Südafrika. Ich teile meine Erfahrungen, Tipps und Herausforderungen vor Ort – und verrate dir außerdem meine Bucket List mit Ländern, die ich unbedingt noch bereisen möchte.Du erfährst, welche Kriterien mir bei der Auswahl wichtig sind (Internet, Community, Lebenshaltungskosten, Klima, Sicherheit …) und bekommst viele praktische Tipps für deine eigene Planung.Ob du gerade erst mit dem Gedanken spielst, als VA ortsunabhängig zu arbeiten, oder schon mitten im Nomaden-Lifestyle steckst – diese Folge ist voller Inspiration und Insights für dich.✨ HighlightsMeine persönlichen Erfahrungen in Portugal, Georgien, Bulgarien, Bali und SüdafrikaKriterien für den perfekten Nomaden-Ort: Internet, Community, Budget, Klima, Visa & Co.Meine Bucket List: Estland, Marokko, Costa Rica, Vietnam & KolumbienTipps für dein Ankommen vor Ort: Community finden, Routinen etablieren, Balance haltenWarum du dir Zeit nehmen solltest, an einem Ort wirklich anzukommenKontakt zu mir 🔗:- Hier gehts zu unserer VA-Community auf Skool 🎓- Werde Teil einer exklusiven Gruppe Virtueller Assistentinnen, DIE Akademie für VAs.-- Folge mir auf Instagram für mehr Infos Virtual Assistant Power Podcast - Dein #1 Podcast rund um die Virtuelle AssistenzSelbstbestimmt, orts- und zeitunabhängig arbeiten und deine Leidenschaften in einem Business integrieren? Als Virtuelle Assistenz ist genau das möglich! Kristin lüftet ihre Geheimnisse rund um ein professionelles und erfolgreiches VA-Business. Im Virtual Assistant Power Podcast erwartet dich Insider-Wissen, Inspiration und wirklicher Mehrwert, sodass du deine Selbstständigkeit auf’s nächste Level heben kannst!

In dieser Folge teile ich mit dir etwas, das es so im VA Power Podcast noch nie gab: meine ganz persönliche Geschichte.Ich erzähle dir, wie ich gleich zweimal innerhalb kürzester Zeit meinen Job verlor, was das mit mir gemacht hat und wie ich dadurch den Mut fand, meinen eigenen Weg zu gehen.Du erfährst, warum gerade diese Rückschläge der Schlüssel für meine Selbstständigkeit waren, wie ich im Outback von Australien Klarheit gefunden habe – und wie daraus mein heute erfolgreiches VA-Business entstand.Außerdem liest du exklusiv meinen Beitrag aus dem Female-Empowerment-Buch „Wir 2025 – Ein Jahr für uns Frauen“, in dem 52 Frauen ihre inspirierenden Geschichten teilen.Hier bekommst du das E-EBOOK!Hier bekommst du das Buch!🔑 HighlightsWie es ist, zweimal unverschuldet den Job zu verlierenWarum vermeintliche Sicherheit oft eine Illusion istMein Turning Point: Reflexion & Klarheit in AustralienDer Weg von der Sinnkrise zur erfolgreichen SelbstständigkeitImpulse & Übungen für deinen eigenen NeubeginnKontakt zu mir 🔗:- Hier gehts zu unserer VA-Community auf Skool 🎓- Werde Teil einer exklusiven Gruppe Virtueller Assistentinnen, DIE Akademie für VAs.-- Folge mir auf Instagram für mehr Infos Virtual Assistant Power Podcast - Dein #1 Podcast rund um die Virtuelle AssistenzSelbstbestimmt, orts- und zeitunabhängig arbeiten und deine Leidenschaften in einem Business integrieren? Als Virtuelle Assistenz ist genau das möglich! Kristin lüftet ihre Geheimnisse rund um ein professionelles und erfolgreiches VA-Business. Im Virtual Assistant Power Podcast erwartet dich Insider-Wissen, Inspiration und wirklicher Mehrwert, sodass du deine Selbstständigkeit auf’s nächste Level heben kannst!

Hallo Liebe VA-Community 💛,endlich wieder eine Interview-Folge – und was für eine! 🎙️Ich spreche mit Florian Hörning im Rahmen seines Finanzinsider Podcasts über die Selbstständigkeit, darüber was Virtual Assistenz genau ist und über Chancen und Möglichkeiten.Highlights der Folge:- wie Ich zwei unverschuldete Kündigungen als Weckruf genutzt hat 🛎️- warum die Frage „Wie will ich eigentlich leben?“ alles verändert 💭- welche ersten Schritte in die nebenberufliche Selbstständigkeit wirklich sinnvoll sind 🚶‍♀️- warum Softskills oft wichtiger sind als Hardskills – und jeder Job VA-Potenzial hat 💡- wie du KI clever einsetzt, statt dich vor ihr zu fürchten 🤖- weshalb Introvertierte beim Netzwerken echte Superpowers haben 🌱Wir teilen ganz persönliche Erfahrungen: von Mut, Rückschlägen, dem Finden des eigenen „Warum“ bis hin zu ganz konkreten Tipps, wie du dein VA-Business nebenbei aufbauen kannst – ohne Fake-it-till-you-make-it.💌 Dein Take-away:Du musst nicht sofort alles hinwerfen, um frei zu sein. Starte klein, entdecke deine Stärken und finde Kund:innen, die zu dir passen. Dein Leben ist keine Generalprobe – warum also warten?Kontakt zum Finanzinsider-Podcast 🔗:- InstagramKontakt zu mir 🔗:- ⁠Hier⁠ gehts zu unserer VA-Community auf Skool 🎓- Werde Teil einer ⁠exklusiven Gruppe Virtueller Assistentinnen⁠, DIE Akademie für VAs.-- Folge mir auf ⁠Instagram⁠ für mehr Infos Virtual Assistant Power Podcast - Dein #1 Podcast rund um die Virtuelle AssistenzSelbstbestimmt, orts- und zeitunabhängig arbeiten und deine Leidenschaften in einem Business integrieren? Als Virtuelle Assistenz ist genau das möglich! Kristin lüftet ihre Geheimnisse rund um ein professionelles und erfolgreiches VA-Business. Im Virtual Assistant Power Podcast erwartet dich Insider-Wissen, Inspiration und wirklicher Mehrwert, sodass du deine Selbstständigkeit auf’s nächste Level heben kannst!

In dieser ganz besonderen Episode des Virtual Assistant Power Podcasts nehme ich dich mit in unseren VA-Panel-Talk aus der VA-Skool-Community. Mit Verena, Kinga und Claudia spreche ich ganz persönlich darüber, wie wir Zeitmanagement & Organisation im VA-Alltag leben – von Fokuszeiten über Tools  bis hin zu Glaubenssätzen 🧠.Wir sprechen darüber wie einen Vorplanung am Vorabend retten kann, wie wir Meetings bündeln, Pausen wirklich erholsam gestalten und weshalb Pufferzeiten das Geheimnis für entspannteres Arbeiten sind. Außerdem sprechen wir über Biorhythmus, Saisonalität , Zyklus-Energy und Me-Time als festen Kalendereintrag 📌.Highlights der Folge:- Planung schafft Freiheit: Warum ein klarer Wochenrahmen spontane Ostsee-Tage ermöglichen kann und wieso „Struktur ≠ Einengung“ ist 🧩.- Fokuszeiten & Meeting-Buckets: Zwei Tage tief arbeiten, zwei Tage Calls – so schützen wir unsere Energie ⚡.- Pausen richtig nutzen: Kurz bewegen, aus dem Fenster schauen, Hund streicheln  – Hauptsache kein Bildschirm 📵.- Puffer & Realismus: Zeitbedarf zu Beginn x2 einplanen – später verkürzt Erfahrung die Blöcke 📈.Kontakt zu mir 🔗:- Hier gehts zu unserer VA-Community auf Skool 🎓- Werde Teil einer exklusiven Gruppe Virtueller Assistentinnen, DIE Akademie für VAs- Folge mir auf Instagram für mehr Infos Virtual Assistant Power Podcast - Dein #1 Podcast rund um die Virtuelle AssistenzSelbstbestimmt, orts- und zeitunabhängig arbeiten und deine Leidenschaften in einem Business integrieren? Als Virtuelle Assistenz ist genau das möglich! Kristin lüftet ihre Geheimnisse rund um ein professionelles und erfolgreiches VA-Business. Im Virtual Assistant Power Podcast erwartet dich Insider-Wissen, Inspiration und wirklicher Mehrwert, sodass du deine Selbstständigkeit auf’s nächste Level heben kannst!

In dieser Episode des Virtual Assistant Power Podcasts spreche ich mit dir ganz offen über ein Thema, das viele von uns im VA-Business beschäftigt: Risiken in der Selbstständigkeit als Virtual Assistant.Wir kennen sie alle – die Gedanken wie:👉 „Was ist, wenn ich keine Kunden finde?“👉 „Wie plane ich meinen Alltag ohne 9-to-5-Rahmen?“👉 „Und was mache ich, wenn plötzlich mein Laptop streikt?“Ich nehme dich mit durch 10 konkrete Risiken, die in der VA-Selbstständigkeit immer wieder auftreten – von finanziellen Engpässen über rechtliche Stolperfallen bis hin zu fehlender Motivation. Vor allem aber zeige ich dir, wie wir diese Risiken nicht nur minimieren, sondern auch als Chancen nutzen können.💡 Highlights aus der Folge: - Warum „Zeit gegen Geld“ kein nachhaltiges Geschäftsmodell ist - Wie du deine Preise smart kalkulierst (Urlaub & Kranktage inklusive!) - Kundengewinnung richtig gedacht: Strategie statt Beschäftigungstherapie - Tools, Routinen & Grenzen, die dir Struktur im Alltag geben - Wichtige Versicherungen & rechtliche Basics, die du kennen solltest - Warum Weiterbildung & Netzwerken echte Gamechanger sindAm Ende wirst du merken: Risiken gehören dazu – aber mit einem Plan B (und C 😉) können wir unser VA-Business stabil und zukunftssicher aufbauen.🔗  Kontakt zu Flo von Financemadesimple:🔗  Kontakt zu mir:🧑‍🤝‍🧑 Hier gehts zu unserer VA-Community auf Skool:🏫 Werde Teil einer exklusiven Gruppe Virtueller Assistentinnen - DIE Akademie für VAs 📸 Folge mir auf Instagram für mehr Infos  🎬  Jetzt kostenfrei freischalten und direkt mit den Videos starten!

In dieser Episode nehme ich dich mit hinter die Kulissen unseres VA-Panel-Talks rund um Zeitmanagement & Organisation. Wir (Kristin & die VA-School-Community) teilen konkrete Hacks, Routinen und Tool-Setups, die uns im VA-Alltag wirklich helfen – ehrlich, persönlich und sofort umsetzbar. 🙌Highlights:- ✅ 10+ Quick-Wins für Struktur & Fokus- 🧰 Tool-Stapel entmisten: nur, was dich wirklich schneller macht- 🔁 Routinen, die halten – klein anfangen, nachhaltig bleiben- 💬 Community-Wisdom: echte Tipps aus dem Alltag statt Theorie- 💼 Business-Basics: Preise selbstbewusst, Buchhaltung sauber, Grenzen klarEin ehrlicher VA-Panel-Talk mit praktischen Hacks zu Zeitmanagement, Organisation & Mindset – direkt aus der VA-School-Community. Persönlich, umsetzbar, motivierend. 💛🔗  Kontakt zu mir🧑‍🤝‍🧑 Hier gehts zu unserer ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠VA-Community auf Skool:⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠ 🏫 Werde Teil einer exklusiven Gruppe Virtueller Assistentinnen - ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠DIE Akademie für VAs⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠ 📸 Folge mir auf ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Instagram⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠ für mehr Infos  🎬  ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Jetzt kostenfrei freischalten und direkt mit den Videos starten!⁠

Wir sprechen über ein Thema, das wir alle schon mal gehört haben – aber wirklich leben wir es schon? Ich (Kristin 💁‍♀️) nehme dich heute mit auf meine Reise, wie ich gelernt habe, mein VA-Business nach meinem Zyklus auszurichten.✨ Highlights dieser Episode:- Warum die Arbeitswelt auf den männlichen Rhythmus ausgelegt ist – und wie wir Frauen anders ticken- 🌸 Die 4 inneren Jahreszeiten: Frühling, Sommer, Herbst & Winter im Überblick- Welche Aufgaben in welcher Phase am meisten Sinn machen- Persönliche Erfahrungen & Aha-Momente aus meinem Business- Warum es so wichtig ist, dir zu erlauben, nach deinem eigenen Rhythmus zu leben- Ein liebevoller Reminder: Wissen reicht nicht – Veränderung passiert erst, wenn du danach handelstUnd keine Sorge: Auch für die Männer unter euch ist diese Folge spannend 😉, denn ich vergleiche den weiblichen Monatszyklus mit dem männlichen 24-Stunden-Rhythmus.🔗  Kontakt zu mir🧑‍🤝‍🧑 Hier gehts zu unserer ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠VA-Community auf Skool:⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠ 🏫 Werde Teil einer exklusiven Gruppe Virtueller Assistentinnen - ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠DIE Akademie für VAs⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠ 📸 Folge mir auf ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Instagram⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠ für mehr Infos  🎬  ⁠⁠⁠⁠⁠⁠Jetzt kostenfrei freischalten und direkt mit den Videos starten!⁠