Candis Podcast

„Bei uns ist alles anders” ist oft die bequemste Begründung, nicht zu digitalisieren. In der Filmbranche stimmt der Satz tatsächlich: Jedes Projekt hat eine neue Crew, ein anderes Budget und andere Förderregeln. Und trotzdem läuft die Buchhaltung dort komplett digital.In dieser Folge vom Candis Podcast spricht Luisa mit Sandra Vogt Geschäftsführerin und Mitgründerin von Behind The Lines GmbH über Projektbuchhaltung für Film und Serie, vom Bargeld-Umschlag am Set über Rechnungsfreigaben von jedem Drehort aus bis zur Frage, wo bei Förderregeln und Spezialfällen weiterhin Fachwissen gebraucht wird.In dieser Folge erfahrt ihr:🎬 warum „individuell” kein Argument gegen digitale Buchhaltung ist💸 weshalb Bargeld und Thermobelege am Set überflüssig werden🌍 wie Freigaben auch vom Dreh in Spanien funktionieren📋 wieso Förderregeln und Spezialfälle weiterhin Fachwissen brauchen🔗 was die Anbindung an Sesam bei Lohn und Zeiterfassung beschleunigtBei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected] mehr von Sandra Vogt auf LinkedInVernetze dich mit Luisa auf LinkedInRechnungen direkt bezahlebn und digital einreichen statt in bar herumtragen. Entdecke die Candis Visa Kreditkarten.

Ein schlechter Prozess wird mit Tool nur ein digitaler schlechter Prozess. Trotzdem starten viele Unternehmen mit der Software, bevor sie wissen, wie ihr Prozess überhaupt läuft. David Mengers kommt genau dann rein, wenn es brennt – und erklärt, worauf man vorher schauen sollte.In dieser Folge vom Candis Podcast spricht Luisa mit David Mengers, Interimmanager mit Schwerpunkt operative Buchhaltung, über die Frage, wie gute Finanzprozesse wirklich aussehen – und warum die Tool-Einführung erst der zweite Schritt ist.In dieser Folge erfahrt ihr:warum ein Tool auf einem schlechten Prozess am Ende nur einen digitalisierten schlechten Prozess ergibtweshalb eine Vertretungsregelung erst dann zählt, wenn sie regelmäßig gelebt wird und nicht erst im Krankheitsfall greiftwie ein zentraler Rechnungseingang verhindert, dass Belege bei Projektleitern liegen bleiben und Skonto oder Fristen verpuffenwarum Sonderfälle wie §13b UStG bewusst beim Menschen bleiben, während Wiederkehrendes automatisiert wirdund weshalb der Monatsabschluss den ganzen Monat läuft und nicht erst am Monatsende beginntBei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected] von David auf LinkedInVernetze dich mit Luisa auf LinkedIn

Papierrechnung, fehlerhafte E-Rechnung, falsche Adresse – in den meisten Fällen hätte eine Mail an den Lieferanten gereicht. Trotzdem optimieren die meisten Buchhaltungsteams intern, bevor sie überhaupt den Lieferanten kontaktiert haben. Linnar hat in drei Monaten zehn Lieferanten angeschrieben und neunmal eine Antwort bekommen.In dieser Folge vom Summen + Salden Podcast sprechen Luisa und Linnar darüber, warum Lieferantenkommunikation der meistunterschätzte Hebel in der Prozessoptimierung ist – und wie man ihn konkret einsetzt.In dieser Folge erfahrt ihr:  📮 warum die Annahme, dass Lieferanten sowieso nicht reagieren, in den meisten Fällen schlicht falsch ist 📄 weshalb fehlerhafte E-Rechnungen nicht intern umgangen werden dürfen – und was §14 UStG dazu sagt 📬 wie man Papierformate, falsche Adressen und fehlende Anhänge durch einen gezielten Lieferantenkontakt dauerhaft aus dem Prozess nimmt 🏢 welche Einstellungen Business-Portale wie Amazon Business oder Deutsche Bahn bieten – und warum der Admin-Zugriff in die Buchhaltung gehört 💡 warum Kostenstellen und Auftragsnummern direkt auf der Rechnung stehen können – wenn man einfach danach fragtBei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected] mehr von Linnar auf LinkedInVernetze dich mit Luisa auf LinkedIn

Wer eine Verfahrensdokumentation erstellt, findet dabei fast immer mehr als erwartet. Lücken im internen Kontrollsystem, Zugriffsrechte die nicht mehr stimmen, Prozesse die längst überfällig wären. Luisa hat es selbst erlebt – gemeinsam mit Jan Lutz von divedo.In dieser Folge vom Summen + Salden Podcast spricht Luisa mit Jan Lutz von divedo über den konkreten Aufbau einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation – und wie Candis die eigene Doku erstellt hat.Mehr zu divedo: https://www.divedo.io/In dieser Folge erfahrt ihr:🗂️ welche vier Blöcke eine vollständige Verfahrensdokumentation laut GoBD enthalten muss ⚠️ was passiert, wenn die Dokumentation bei einer Betriebsprüfung lückenhaft ist 🤖 warum eine KI-Richtlinie seit 2024 dazugehört 🔄 wie die Doku als lebendes Dokument aktuell bleibtBei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected] Jan Lutz auf LinkedInVernetze dich mit Luisa auf LinkedIn

„Ab wann brauchen wir ein ERP?" – darauf gibt es keine pauschale Antwort. Es gibt kein Schwarz-Weiß und keine Schwelle, ab der DATEV plötzlich nicht mehr reicht. Entscheidend ist der konkrete Use Case, nicht die Unternehmensgröße.In dieser Folge vom Summen + Salden Podcast spricht Luisa mit Amadeo Tasca von Candis über die ERP-Einführung – wann sich der Schritt aus DATEV lohnt, wann DATEV besser bleibt und wie der Umstieg gelingt.In dieser Folge erfahrt ihr:warum es kein Schwarz-Weiß gibt und der klare Use Case zählt, nicht die Unternehmensgrößewieso DATEV und ERP oft nebeneinander laufen und wann sich DATEV ganz ersetzen lässtweshalb eine ERP-Einführung modular und mit klarem Ziel gelingt statt als großes Prestigeprojektund warum der Drei-Wege-Abgleich aus Bestellung, Wareneingang und Rechnung der eigentliche Hebel ist.Mehr zur ERP-Schnittstelle von Candis: ⁠https://www.candis.io/erpBei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected] Amadeo auf LinkedInVernetze dich mit Luisa auf LinkedIn

Viele Unternehmen haben keine Verfahrensdokumentation. Und wer eine hat, hat sie oft 2019 zusammengeschrieben und seitdem nicht mehr angefasst. Beides ist ein Problem — und ab 2026 eines mit echten Konsequenzen.In dieser Folge vom Summen + Salden Podcast spricht Luisa mit Sandra und Pascal Höinghaus von Von Westfalen darüber, warum eine Verfahrensdokumentation kein Pflichtprogramm ist, sondern das Fundament für GoBD-konforme Prozesse, Folgeprüfungserleichterungen und eine saubere E-Rechnung-Einführung.In dieser Folge erfahrt ihr: warum eine gute Verfahrensdokumentation bei der Folgeprüfung zu verkürzten Stichprobenprüfungen statt Vollprüfungen führen kann weshalb die E-Rechnung keine Formatfrage ist, sondern eine vollständige Strukturänderung im Rechnungsprozess wie Schatten-KI in Unternehmen zur Datenschutz- und Compliance-Falle wird warum Ist-Prozesse dokumentiert werden müssen — und wie KI dabei systematisch in die Irre führt weshalb BAFA-Fördermittel zwischen 50 und 80 % der Beratungskosten abdecken könnenBei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected] Vernetze dich mit Sandra Weith-Höinghaus auf LinkedInMehr von Pascal Höinghaus auf LinkedInVernetze dich mit Luisa auf LinkedIn

Verantwortung in der Buchhaltung wird oft falsch definiert. Nicht als „ich habe das System gebaut, in dem Fehler ausgeschlossen werden", sondern als „ich habe jeden Beleg selbst gesehen." Das ist ein Unterschied. Und er kostet.Luisa und Linnar gehen fünf Glaubenssätze durch, die sich rund um KI in der Buchhaltung hartnäckig halten und legen offen, warum keiner davon einer GoBD-konformen, dokumentierten Prozesslogik standhält.In dieser Folge erfahrt ihr: warum „Sicherheit durch menschliche Kontrolle" nur dann stimmt, wenn man Kontrolle richtig versteht weshalb eine Verfahrensdokumentation mit KI-Richtlinie mehr Prüfungssicherheit gibt als manuelle Prozesse warum die Blackbox-Angst vor allem entsteht, wenn man KI-Buchhaltungstools mit generischen Sprachmodellen verwechselt weshalb „unsere Prozesse sind zu individuell" in den seltensten Fällen ein echtes Argument istwarum schlechte Erfahrungen mit regelbasierten Systemen von vor zehn Jahren kein Maßstab für heutige Modelle sindBei Fragen oder Feedback schreib uns an: [email protected] Vernetze dich mit Luisa auf LinkedInFolge Linnar auf LinkedIn

KI, E-Rechnung und digitale Prozesse verändern die Steuerberatung gerade grundlegend. Gleichzeitig arbeiten viele Unternehmen und Kanzleien noch immer wie vor 10 Jahren.In dieser Folge spricht Luisa mit Christian Gebert, Geschäftsführer von steuerberaten.de, über den Wandel der Branche und was jetzt wirklich wichtig wird.warum KI aktuell eher für mehr als für weniger Arbeit sorgt warum klassische Buchhaltung und Belege abtippen zunehmend verschwinden wie sich das Berufsbild in Steuerkanzleien verändert warum die E-Rechnung zum Wendepunkt für viele Unternehmen wird warum viele Unternehmen beim Thema Digitalisierung noch zu spät dran sindwarum Prozesse und Daten wichtiger sind als einzelne Tools wie die Steuerkanzlei der Zukunft bis 2030 aussehen könnteBei Fragen oder Feedback schreibt uns an: [email protected] dich mit Luisa auf LinkedInMehr von Christian auf LinkedIn

Viele Buchhaltungsteams machen sich Gedanken über die falschen Dinge: Eigenbelege, Buchungstexte oder die Frage, ob ein Papierbeleg wirklich noch im Ordner liegen muss. Gleichzeitig bleiben die entscheidenden Themen oft unbeachtet.In dieser Folge spricht Linnar mit Steuerberater Dennis Schümann über typische Mythen rund um die Betriebsprüfung  und was heute wirklich zählt.warum Betriebsprüfungen seltener stattfinden, als viele denkenwarum Eigenbelege in vielen Fällen unkritisch sind und worauf ihr achten solltetwann ihr Papierbelege nach dem Scannen wirklich wegwerfen könntwarum CSV-Exporte und Excel kein Problem sind – wenn der Prozess sauber dokumentiert istwarum Verfahrensdokumentation und interne Kontrollsysteme der eigentliche Schlüssel sindwarum sogar WhatsApp- und Sprachnachrichten relevant für die Aufbewahrung sein könnenworauf Prüfer heute wirklich achten: Vorsysteme, Datenqualität und nachvollziehbare ProzesseBei Fragen oder Feedback schreibt uns an: [email protected] Linnar auf LinkedInMehr von Dennis auf LinkedIn

Die meisten Buchhaltungsprozesse beginnen zu spät – und genau das ist das eigentliche Problem. Systeme wie DATEV oder SAP setzen voraus, dass Daten bereits vollständig und korrekt sind. In der Realität beginnt die Arbeit aber viel früher: beim Sammeln von Belegen, beim Klären von Rückfragen und beim Hinterherlaufen von Informationen.In dieser Folge spricht Linnar mit Lars Böhnke, Head of Product bei Candis, darüber, wie die Produktentwicklung bei Candis dieses Problem neu denkt. Im Fokus steht das sogenannte Single-Touch-Prinzip, also die Idee, Belege nur noch einmal anzufassen und welche Rolle Bestellfreigaben, Automatisierung und KI dabei spielen.In dieser Folge erfahrt ihr:warum Buchhaltungssysteme davon ausgehen, dass Daten bereits vollständig sind – und warum das in der Praxis nicht funktioniertwarum der größte Zeitaufwand vor dem Buchen entsteht und nicht beim Buchen selbstwarum Prozesse nicht bei der Rechnung, sondern schon bei der Bestellung starten solltenwie das Single-Touch-Prinzip verhindert, dass Belege mehrfach bearbeitet werdenwie eine saubere Inbox entsteht, in der nur noch vollständige und prüfbare Belege landenwie KI und E-Rechnungen echte Automatisierung ermöglichenwarum bis zu 50 % der Belege perspektivisch ohne manuelle Bearbeitung verarbeitet werden könnenBei Fragen oder Feedback schreibt uns an:[email protected] Vernetze dich mit Lars auf LinkedInFolge Linnar auf LinkedInMehr von Lars auf LinkedIn