Lizenzlage

Wer heute bei einem Unternehmen anruft, spricht womöglich gar nicht mehr mit einem Menschen. KI-Voice-Agenten nehmen Anrufe entgegen, beantworten Fragen und vereinbaren Termine – rund um die Uhr. Für viele Unternehmen klingt das nach einer enormen Entlastung. Doch was passiert mit den Daten der Anrufenden? Und was passiert mit dem Budget, wenn das Anrufvolumen plötzlich steigt und jede zusätzliche Gesprächsminute Geld kostet? Darüber spricht Holger Hoheisel mit Adrian Duske, CEO und Co-Founder der Clickfone Technologies SL. Zu Beginn geht es um die Technologie selbst: Was unterscheidet einen Voice Agent von der klassischen Telefonanlage mit Tastenmenü? Und wo liegen heute noch seine Grenzen? Schnell wird deutlich: Ein Voice Agent ist weniger Telefontechnik als ein digitaler Mitarbeiter. Und wie jeder neue Mitarbeiter braucht er klare Regeln. Diese Regeln betreffen mehrere Ebenen. Schon ein einfaches Telefonat verarbeitet personenbezogene Daten. Greift der Agent auf Kalender, CRM oder ERP zu, wächst die Verantwortung weiter. Wann sollten Compliance, IT, Datenschutz und Einkauf mit am Tisch sitzen? Wie lassen sich Kosten planen, wenn das Anrufvolumen saisonal schwankt? Und warum entscheidet am Ende der Systemprompt darüber, ob ein Agent zuverlässig arbeitet? Eine Folge für alle, die KI-Anwendungen nicht nur einführen, sondern auch unter Kontrolle behalten wollen.

Ein Download aus dem Internet, eine Testumgebung, die irgendwann produktiv wird – und schon steht ein Unternehmen vor einer hohen Nachforderung. Kaum ein Hersteller sorgt im Lizenzmanagement für so viel Respekt wie Oracle. Die Lizenzbedingungen sind komplex. Den tatsächlichen Lizenzbedarf zu ermitteln, ist anspruchsvoll. Woran liegt das? Und wie lässt sich dem Thema gelassener begegnen? Darüber spricht Holger Hoheisel mit Johannes Ubrig, Geschäftsführer der SAMopen GmbH und seit vielen Jahren unabhängiger Experte für Oracle-Lizenzierung. Schnell wird klar: Bei Oracle hängt die Lizenzierung an der Hardware. Was bedeutet das, wenn Datenbanken in virtualisierten Umgebungen oder in der Cloud laufen? Warum kann ein einziger Klick eines Datenbankadministrators Lizenzkosten auslösen, die niemand auf dem Schirm hatte? Und warum lohnt sich bei Oracle Java der Blick auf jeden einzelnen Rechner? Auch die umgekehrte Frage kommt zur Sprache: Was tun, wenn man mehr bezahlt, als man nutzt? Das Gespräch zeigt, warum sich Lizenzen und Supportkosten bei Oracle oft nur schwer reduzieren lassen. Und es zeigt, warum Transparenz über die eigene Nutzung die Grundlage ist, um Oracle als Anbieter aktiv zu steuern.

Die Webseite ist plötzlich nicht mehr erreichbar. Die Kameras im Gebäude liefern kein Bild mehr. Eine Handelsplattform verweigert jeden Zugriff. Die Ursache ist in allen drei Fällen dieselbe: ein abgelaufenes digitales Zertifikat. Wie kann ein so zentraler Baustein der IT-Sicherheit in vielen Unternehmen trotzdem ein Schattendasein führen? Darüber spricht Holger Hoheisel mit Sarah Zügel, Geschäftsführerin, und Julian Weeber, Head of Professional Services, beide von der essendi it GmbH. Schnell wird deutlich: Zertifikatsmanagement und Software Asset Management haben mehr gemeinsam, als man denkt. Hier wie dort steht am Anfang die Frage, was eigentlich im Einsatz ist. Hier wie dort sind Excel-Listen noch weit verbreitet. Und hier wie dort entscheiden Laufzeiten darüber, ob Prozesse weiterlaufen. Bei Zertifikaten wird der Takt allerdings deutlich schneller: Spätestens ab 2029 müssen öffentliche Zertifikate alle 47 Tage ausgetauscht werden. Was heißt das für Unternehmen, die ihre digitalen Zertifikate bisher von Hand im Blick behalten? Wo fängt man an, wenn man mehr Automatisierung will? Und warum reicht ein Tool allein nicht aus? Das Gespräch zeigt, wie ähnlich die Antworten in beiden Disziplinen ausfallen. Es zeigt auch, warum IT Asset Management und IT-Security immer enger zusammenwachsen und wo sich eine gemeinsame Betrachtung lohnt.

Wie viel Sicherheit braucht ein Unternehmen wirklich, ohne sich dabei in Kosten und Komplexität zu verlieren? Holger Hoheisel spricht in dieser Folge mit David Volkmann, Geschäftsführer der digitevo GmbH, darüber, warum IT-Security, IT Asset Management und Software Asset Management heute kaum noch getrennt zu betrachten sind. Am Beispiel der CrowdStrike-Falcon-Plattform wird deutlich, wie eng Sichtbarkeit über die eigene Hard- und Software-Landschaft mit deren Schutz zusammenhängt – und wie schnell neue Technologien wie KI-Agenten das Lizenz- und Kostenmodell durcheinanderwirbeln können. Volkmann und Hoheisel diskutieren, wann eine Security-Lösung noch zeitgemäß ist, wer im Unternehmen dafür geradestehen sollte und warum sich diese Fragen nur im Zusammenspiel von Security Owner, Lizenzmanagement und Einkauf beantworten lassen.

Wir haben gute Argumente – und trotzdem verläuft das Gespräch mit Kollegen, Kundinnen oder dem Management im Sand. Warum das so ist, bespricht Holger Hoheisel in dieser Folge mit Sören Flimm, Vortragsredner und Inhaber der Resonanz-Akademie. Flimm erklärt, was soziale Resonanz bedeutet, wie sie sich von einem bloßen Echo unterscheidet und warum sie gerade in Führung, Kundenbeziehungen und Zusammenarbeit eine zentrale Rolle spielt. Konkret geht es auch um Situationen aus dem IT-Einkauf und Lizenzmanagement, etwa eine Vertragsverhandlung oder eine Ressourcenanfrage beim Management. Denn auch hier stellt sich die Frage, wie sich Resonanz in einem faktenbasierten Umfeld begünstigen lässt.

In dieser Folge spricht Holger Hoheisel mit Meike Emrich, Abteilungsleitung Software Sales & Subscription Services bei der CCP Software GmbH. Thema ist Tail Spend Software – auch bekannt als Long Tail oder Exotensoftware, also alle Softwareprodukte, die nicht zu den strategisch gemanagten Herstellern zählen. Emrich erklärt, dass dieser Bereich trotz oft geringer Einzelbeträge in der Summe ein erhebliches Kostenvolumen ausmacht. Oft entsteht er unbemerkt, weil Fachbereiche Software eigenständig über Self-Service-Portale beschaffen, ohne dass Einkauf oder Lizenzmanagement das im Blick haben. Fehlende Transparenz und automatische Vertragsverlängerungen führen dabei schnell zu unnötigen Ausgaben und Compliance-Risiken. Auch strukturelle Herausforderungen für den Einkauf kommen zur Sprache, etwa das Bündeln vieler kleinteiliger Bedarfe. Emrich zeigt, wie eine engere Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Lizenzmanagement sowie Lieferantenkonsolidierung helfen, Transparenz und Kostenkontrolle zurückzugewinnen – etwa mit dem CCP Business Hub.

In dieser Folge spricht Holger Hoheisel mit Nicolas Wegmann, Vendor Relations & Partner Manager bei der CCP Software GmbH. Thema ist die Rolle von Cloud Solution Providern (CSP) im Microsoft-Lizenzmanagement. Die Schwellen für Enterprise Agreements sind gestiegen. Immer mehr Unternehmen dürfen ihren bestehenden EA-Vertrag deshalb nicht mehr verlängern und sind auf CSP-Partner angewiesen. Wegmann erklärt, dass CSP weit mehr leisten als den reinen Lizenzverkauf. Dazu gehören die Verwaltung der Lizenzen, Security- und Compliance-Richtlinien sowie die Unterstützung bei Kosteneinsparungen. Ein Beispiel: Viele Unternehmen kaufen Lizenzen unwissentlich doppelt ein. Ein weiteres Thema ist die Kostenkontrolle bei KI-Anwendungen wie Copilot. Token-basierte Abrechnungsmodelle bergen erhebliche Budgetrisiken. CSP helfen dabei mit Anforderungsanalysen, Pilotprojekten und laufendem Kostenmonitoring. Auch Microsofts verstärkte Prüfungsaktivitäten kommen zur Sprache – ein Grund mehr, die eigene Lizenzlandschaft regelmäßig zu überprüfen, nicht nur bei der Vertragsverlängerung.

In dieser Folge spricht Holger Hoheisel mit Stefan Stastny, Group IT Contract & License Manager bei Vorwerk, über die Kosten- und Compliance-Risiken von KI-Anwendungen im Unternehmen. Ein zentrales Problem: Token- und Credit-basierte Abrechnungsmodelle sind für die meisten Nutzerinnen und Nutzer intransparent, wodurch Kosten schnell unkontrolliert steigen können. Bestehende Schulungen reichen dafür nicht aus und müssen deutlich intensiviert werden. Stastny zeigt, warum es eine engere Zusammenarbeit zwischen den Disziplinen und eine angepasste Governance braucht, um die Kosten in den Griff zu bekommen. Dabei liefert das Lizenzmanagement dem Management wichtige Informationen – und der Software Freigabeprozess wird zum zentralen Baustein für mehr Transparenz und Kontrolle.

In dieser Folge diskutieren Fabian van Look und Holger Hoheisel, warum das vierte Quartal im Software Asset Management nicht im Dezember entschieden wird, sondern bereits im Sommer. Wer Vertragsverlängerungen, Lizenzanalysen oder Herstellergespräche erst im Oktober oder November angeht, verliert die wichtigste Ressource überhaupt: Zeit. Die Folge davon sind häufig 1:1-Vertragsverlängerungen, die zwar schnell gehen, aber mit spürbar höheren Kosten bezahlt werden. Fabian van Look erläutert, mit welchen konkreten Schritten – einem Vertragskalender, einer sauberen Datenbasis und der frühzeitigen Einbindung der Fachbereiche – Unternehmen die Sommermonate nutzen können, um Transparenz herzustellen. Diese Transparenz schafft Augenhöhe in Vertragsverhandlungen und verändert die Ausgangslage: von einer Position, in der der Hersteller den Takt vorgibt, hin zu einer Position, aus der heraus Unternehmen selbst gestalten können.

Software-Landschaften werden komplexer, regulatorische Anforderungen steigen, und KI entwickelt sich schneller, als interne Strukturen mithalten können. Yvonne Niemeyer und Dirk Brenneis, beide Consultants bei der CCP Software GmbH, zeigenin dieser Folge, warum die größten Blindspots im Software Asset Management nicht durch fehlende Daten entstehen, sondern durch fehlende Integration – denn dienInformationen sind oft da, sie werden nur nicht zusammengeführt. SAM ist heute längst kein reines Compliance-Thema mehr, sondern ein unternehmensweiter Steuerungsprozess, in dem IT, Einkauf, Legal und Management gemeinsam Verantwortung tragen müssen. Die beiden zeigen, wie ein strukturierter Dreischritt – Transparenz herstellen, Risiken und Optimierungspotenziale identifizieren, Zielbild und Roadmap entwickeln – den Einstieg in echte Steuerungsfähigkeit ermöglicht: nicht mit dem perfekten Tool, sondern mit dem richtigen Anfang.