Office 365-podden

Sökrutan byter motor I mitten av januari börjar sökrutan i SharePoint och OneDrive på webben att svara, inte bara peka. Den byter motor till Copilot Search och kan lägga en sammanfattning med källor överst. Men två kollegor kan få olika svar på samma fråga, beroende på licens. Den 31 januari försvinner dessutom Restricted SharePoint Search. Har ni slagit på den blir innehåll som varit dolt sen Copilot kom sökbart igen. Du får veta vad som kan hända med era egna sökanpassningar, varför valet av auktoritativa webbplatser är ett redaktionellt beslut och vad du behöver hinna före den 18 januari. Länkar: MC1540513 – SharePoint och OneDrive går över till Copilot Search: https://mc.merill.net/message/MC1540513 Roadmap 573696 – Copilot Search i SharePoint och OneDrive: https://deltapulse.app/item/573696 Vanliga frågor om Copilot Search: https://learn.microsoft.com/copilot/manage/copilot-search-faq MC1526676 – Auktoritativa webbplatser i Microsoft 365 admin center: https://deltapulse.app/item/MC1526676 Auktoritativa SharePoint-webbplatser: https://learn.microsoft.com/sharepoint/sharepoint-authoritative-sites MC1395311 – Restricted SharePoint Search pensioneras: https://deltapulse.app/item/MC1395311 Restricted SharePoint Search på Learn: https://learn.microsoft.com/sharepoint/restricted-sharepoint-search MC1427972 – Restricted Content Discovery och AI-funktionerna: https://deltapulse.app/item/MC1427972 Emily Mancini om sökningen i OneDrive: https://www.sharepointeurope.com/onedrive-and-microsoft-365-copilot-search-isnt-ready-to-replace-the-workday-start-experience-how-microsoft-is-putting-ai-before-the-most-common-user-needs/ AI-skolan del 12: RAG Copilot svarar att du får spara fem semesterdagar, med en fotnot till personalhandboken. Men Copilot har aldrig läst handboken. I AI-skolans tolfte del får du veta vad RAG, Retrieval-Augmented Generation, gör under de där två sekunderna: hämta, berika, generera. Du får höra fyra sätt det kan gå snett på, från en bortglömd kopia i OneDrive till en lönelista som alla i organisationen har läsrätt till. Och du får veta varför tio krediter per meddelande i Copilot Studio är priset för bättre hämtning. Veckans ord är chunk. Nyheter Glömt lösenord utan SMS-kod – MC1536049: https://deltapulse.app/item/MC1536049 Cowork, Code och Autopilot syns för alla med Copilot-licens – MC1546354: https://deltapulse.app/item/MC1546354 AI och transkribering i Teams-möten blir två policyer – MC1532253: https://deltapulse.app/item/MC1532253 Teams slutar bjuda in till Teams Free – MC1546409: https://deltapulse.app/item/MC1546409

Vem betalar när Claude Fable skriver i Word? Snart kan Claude Fable och GPT-6 Astra skriva åt dina användare direkt i Word, Excel och PowerPoint, men varje gång de gör det tickar Copilot-krediterna. Från november debiteras de nya modellerna per användning, och den 1 december kan Copilot dessutom köpas helt utan baslicens. Plötsligt blir AI-kostnader något som måste övervakas, budgeteras och styras. Microsoft har redan börjat bygga verktygen i form av nya Graph-API:er för kostnadsstyrning, men de räcker inte hela vägen, och frågan om vem som bär notan landar hos dig som admin. Särskilt i offentlig sektor, där budgeten läggs ett år i förväg, är det här värt att tänka igenom innan den första fakturan dyker upp. AI-skolan del 11: Copilot Studio Förr eller senare kommer frågan från verksamheten: kan vi inte bygga en egen agent för det här? Elfte delen av AI-skolan handlar om vad du faktiskt kan bygga, från enkla agenter i Agent Builder hela vägen till Copilot Studio. Här knyts trådarna från tidigare delar ihop, från orkestrering och licensnivåer till SharePoint-agenter och vad varje anrop kostar, för i Copilot Studio är priset en del av själva designen. I Ordlistan får ett litet ord stor betydelse: trigger, det som får en agent att börja jobba utan att någon ber den.   Nyheter Välj egen telefonileverantör för sms- och röstinloggning i Entra ID (MC1519855) Från 30 oktober kan ni låta en tredjepartsleverantör sköta sms- och röstverifiering, eftersom Microsofts egen tjänst för detta pensioneras den 1 februari 2027 (1 juli 2027 för globala administratörer och externa användare). Användare som bara har sms eller röst som MFA-metod tvingas då registrera en nyckel vid inloggning. Välj telefonileverantör för sms- och röstautentisering (Microsoft Learn) Nycklar som standard och pensioneringen av sms- och röstautentisering (Microsoft Learn) AI-baserad nätfiskedetektering i Teams-chattar (MC1519866) Teams börjar analysera sammanhanget i chattar för att upptäcka nätfiske och bedrägeriförsök, även utan skadliga länkar eller filer. Fokus ligger på första kontakten med externa avsändare, och ingen admininställning krävs. Utrullning från november till mitten av december. Nätfiskedetektering i Microsoft Teams (Microsoft Support) Mötesanteckningar hamnar i organisatörens OneDrive (MC1523076) Från mitten av november sparas Loop- och Facilitator-anteckningar från vanliga Teams-möten i mötesorganisatörens OneDrive, inte hos den som råkade starta dem. Befintliga anteckningar flyttas inte, och kanalmöten påverkas inte. MC1523076 (DeltaPulse) Skicka från alias i Exchange Online (MC1515939) Nu kan användare skicka mejl från vilket alias som helst på sin postlåda. Funktionen är allmänt tillgänglig och slås på av admin via PowerShell eller Exchange Admin Center. Sending from Aliases is now generally available (Microsoft Tech Community)

AI-skolan, del 10: Tokens För dig är “sjuksköterskeutbildningen” ett ord, men för Copilot är det nio bitar. Det är de bitarna som avgör hur mycket som får plats i kontextfönstret och vad det kostar när ni bygger egna agenter. Svenskan kommer sämre undan än engelskan. I ett eget test krävde en mening på nio svenska ord fler tokens än samma mening översatt till nitton engelska ord. Ännu mer förvånande är vad en vanlig PDF gör med samma innehåll: en enda rad i innehållsförteckningen kan väga tyngre än själva sakuppgiften. Du får fyra konkreta råd om hur du ger Copilot rätt underlag, och Ordlistans ord är förstås token. Copilot Skills i PowerPoint Hur många gånger har du skrivit samma prompt till Copilot den här månaden? Med skills i PowerPoint räcker det att skriva instruktionen en gång, och nästan varje PowerPoint-nyhet i Message Center under hösten har handlat om just det. Några av Microsofts egna skills finns redan, till exempel Clarify my thinking, som internt gick under det betydligt ärligare namnet GrillMe. Du kan också bygga egna, antingen genom att skriva dem eller genom att spela in hur du själv gör. Den stora frågan gäller organisationens gemensamma skills: vem ska äga dem, och varför ber Microsoft er att själva ta reda på hur de fungerar med Purview? Nyheter Targeted Release går i pension, och redan i november låses möjligheten att ändra vilka som ingår. Har ni en pilotgrupp är det alltså dags att agera nu. Delning i OneDrive och SharePoint får en enda huvudlänk som går att ändra i efterhand, i stället för en ny länk varje gång någon inte kommer in. Planner får äntligen egna fält, men med en licenshake som är värd att känna till innan alla blir entusiastiska. Defender börjar dessutom granska QR-koderna i Teams, för en QR-kod är ju en länk du inte kan läsa med blotta ögat. MC1490899 · MC1454378 · MC1492955 · MC1490905

Copilot i SharePoint blir på riktigt Stängde du av Copilot i SharePoint med PowerShell under previewen? Den inställningen slutar gälla den 1 november. Den 30 september blir Copilot i SharePoint en färdig produkt med en hybridmodell: vardagsarbetet ingår i licensen, medan det avancerade arbetet kostar Copilot-krediter. En befintlig spending policy kan dessutom börja omfatta SharePoint utan att du aktivt har bestämt det. Till det kommer skills som sparas som vanliga Markdown-filer, en kontextfil som lär Copilot vad just er webbplats är till för, och en ärlig genomgång av vad vi vet och inte vet om EU Data Boundary. Du får med dig tre saker att göra den här månaden, innan användarna hinner före. AI-skolan del 9: Därför hittar AI på I Tromsø citerade ett underlag om att lägga ned åtta skolor arton källor, och bara sju gick att spåra. Vi kallar det hallucination, men ordet lurar oss att tro att det är ett fel som går att laga. I själva verket gör språkmodellen precis det den är byggd för: den skriver det som troligast borde stå där, och den har tränats att hellre gissa än att lämna blankt. Grounding och källhänvisningar i Copilot hjälper, men de skyddar inte mot allt, så svaret ligger i rutiner snarare än förhoppningar. Du får tre vanor att bygga in innan nästa beslutsunderlag går till nämnden, och veckans ord förklarar varför konfabulation beskriver felet bättre än hallucination. Nyheterna Den 30 september släcks Project Online för gott, och det här är sista påminnelsen om att exportera data och välja väg vidare. Samtidigt får Planner en städfunktion. Planer som skapats från Teams-möten raderas om ingen har rört en uppgift på 180 dagar, och varningen går bara till mötesarrangören. Sedan en roligare nyhet: organisationens egna skills kommer till Copilot i PowerPoint, så att alla kan använda samma godkända version av "gör om det här till vår mall". Den röda tråden är livscykel. Det gamla tar slut, och det nya behöver en ägare från första dagen. Skulle det vara så att du är på Teamsdagen i Stockholm på onsdag den 30:e september i år så får du gärna komma och säga hej, jag och Angelica Rydelius är där som talare.   

Målstyrning med Planner Planner har fått en Mål-flik, och den dyker upp i dina planer just nu. Frågan är om det är riktig målstyrning eller en att-göra-lista med en finare rubrik ovanför. För att kunna svara på det behöver vi först få ordning på begreppen: Vad som skiljer en vision från ett mål, en KPI från ett nyckelresultat, och varför OKR kräver ett lager som Planner helt saknar. Vi tar också upp historien om Microsofts föregående verktyg för målstyrning: Viva Goals lades ner vid årsskiftet, och några månader senare kommer något betydligt enklare i Planner. Slutsatsen är ärlig, och den landar i en enda fråga du kan ställa nästa gång någon säger "vi kör målstyrning i Planner". AI-skolan del 8 – Microsoft Graph och WorkIQ Varje gång Copilot svarar på något om din organisation har den först frågat Microsoft Graph, och det gör den med funktionen WorkIQ. Ändå är Graph något de flesta bara hört nämnas i förbifarten,  ett namn på en arkitekturbild och inget man kan peka på. I den här delen av AI-skolan reder vi ut vad Graph och WorkIQ faktiskt är, varför Copilot inte skulle fungera utan dem, och varför den förklarar både det Copilot hittar och det Copilot inte får se. Förstår du Graph och WorkIQ så förstår du varför behörigheter är den kanske viktigaste AI-frågan. Ordlistan bjuder på ett ord du säkert använt hundra gånger utan att riktigt kunna förklara det: API. Nyheter Word, Excel och PowerPoint får ett skrivfält direkt i Copilot-knappen, så du slipper öppna panelen alls. Brand Kits får två inställningar som gör att Copilot äntligen håller sig till mallen, och lyder instruktioner du skrivit in i mallens anteckningsfält. Teams låter dig sätta en påminnelse direkt på ett meddelande, och Purview får en retentionsregel som raderar filer ingen öppnat på länge, med den uttalade motiveringen att Copilot då svarar bättre. 

Presentationsdesign: det tunga lyftet ligger före PowerPoint Copilot kan numera bygga snygga slajder åt dig på några sekunder. Men ingen AI kan veta vad din presentation ska åstadkomma. Det tunga lyftet i presentationsdesign ligger nämligen före PowerPoint: i syftet, idén och strukturen. Med lån från manusförfattarens verktygslåda får du en metod i tre steg som tar dig från "chefen vill ha en presentation" till en färdig plan, illustrerad med ett exempel som är hetare än nånsin: att förbereda helpdesken på att SMS och telefonsamtal försvinner som inloggningsmetoder. Och så en enkel regel att bära med dig, oavsett vad du ska presentera: varje slajd har ett jobb att göra. AI-skolan, del 7: SharePoint-sida från ett dokument Du har ett färdigt Word-dokument och behöver en snygg SharePoint-sida av innehållet. Tidigare betydde det en timmes klippande och klistrande. Nu pekar du på dokumentet och låter Copilot bygga sidan åt dig. I den här delen av AI-skolan går vi igenom funktionen steg för steg: hur du gör, vad du får, och var du fortfarande behöver lägga handen på ratten själv. Ordlistan bjuder den här gången på ett ord som låter torrt men avgör hur bra AI:n förstår ditt innehåll: Metadata. Nyheterna Fem nyheter denna vecka, och flera av dem handlar om saker Microsoft gör åt dig vare sig du bett om det eller inte. Microsoft 365 Roadmap byter namn till AI at Work Roadmap, Copilot Connectors blir självbetjäning och slås på som standard, Teams får en policy som stänger ute externa mötesbottar, och två tjänster går i pension: Teams Admin-appen för småföretag och synken mellan Teams och Google Kalender. Häng med så reder vi ut vad som kräver din uppmärksamhet.  

Brand Center och Brand Kit – två verktyg, ett varumärke Du ber Copilot bygga en presentation och trettio sekunder senare har du tio snygga slides. Med fel färger, fel typsnitt och en logga från 2019. Microsofts svar på problemet består av två funktioner med nästan samma namn som gör helt olika saker: Brand Center som lagrar era tillgångar och Brand Kit som lär Copilot era regler. Vi reder ut vem som gör vad, hur Brand Reviewer i PowerPoint hittar och rättar avvikelser med ett klick, och i vilken ordning du sätter upp alltihop i din tenant. För när AI producerar innehållet vill vi inte varje gång behöva berätta om loggor och färger. Styrningen måste bo i verktygen. Läs gärna Simon Hudsons utmärkta artiklar på https://noviaworks.co.uk/category/business/branding/ AI-skolan, del 6: Copilot i SharePoint AI-skolan har kommit fram till platsen där det mesta av organisationens innehåll faktiskt bor: SharePoint. Vi tar hela bilden, från Copilot som bygger sidor och den smartare sökningen till agenter som svarar utifrån sajtens innehåll och Skills som får AI:n att jobba efter era arbetssätt istället för på chans. Och som vanligt avslutar vi med Ordlistan. Den här gången ett ord som förklarar varför Copilot ibland svarar precis rätt och ibland hittar på: grounding. Nyheterna Och så nyheterna, förstås. Den här veckan bland annat: Planner flyttar ihop med Copilot Chat, Ny delningsmodell för filer och mappar, och Samtycke för att ansluta till teamsmöten.  

Backup av Microsoft 365 Microsoft 365 har sedan en tid inbyggd backup av Microsoft 365, men inte på allting och det är inte gratis. Men måste man ha en backup? Den frågan försöker Office 365-podden besvara i det här avsnittet.  Det finns ett blogginlägg jag skrivit som ett tillägg, det hittar du på Warnolf.net Vad är ett kontextfönster? I AI-skolan bryter vi ner begreppet Kontextfönster. Vad är det, varför vill jag ens veta vad det är, och hur påverkar kontextfönstret hur jag borde arbeta med Copilot? Det är bara några av frågorna som får svar i denna den femte delen av AI-skolan. 

Glad sommar AI-strategi Tiden med "ät så mycket du orkar" av Copilot går mot sitt slut. När de agentiska funktionerna — Cowork, agenter och allt däremellan — flyttar över till krediter och löpande räkning ställs både IT-avdelningar och beslutsfattare inför en rörig ny verklighet: vem bränner vilka pengar, och vad är egentligen skillnaden mellan tokens, messages och credits? Mats och Pia Langenkrans reder ut Microsofts tre betalmodeller, men landar snabbt i den större frågan: Hur tänker man strategiskt kring AI utan att låta sig luras av teknikbranschens Ferrari-säljare? Med liknelser om busslinjer, ambulanser och en rejäl dos torr humor resonerar de sig fram till varför automation oftast slår AI, varför du borde dokumentera dina affärsprocesser innan du investerar, och varför det faktiskt finns tid kvar att fatta de kloka besluten. Ett ostrukturerat men tankeväckande samtal om pengarna och strategin bakom AI och inte bara tekniken. AI-skolan: Vad är en LLM (Large Language Model)? Du har använt Copilot i månader — men vad är det egentligen du använder? Under skalet ligger en motor som heter GPT, och GPT är en av dom där sakerna alla pratar om men nästan ingen kan förklara: en LLM. I del 4 av AI-skolan öppnar vi huven och tittar på maskineriet — inte för teknikens skull, utan för att förstå varför Copilot kan det den kan, och varför den ibland har fel med stort självförtroende. Du får veta vad det betyder att en modell är "tränad", varför en LLM varken är en söktjänst eller en faktadatabas, och vad alla dom där miljarderna parametrar faktiskt gör. På köpet förstår du varför din M365-satsning i tysthet blir en annan sak under huven varje gång OpenAI uppgraderar och varför motorn, inte knapparna, är det som avgör vad Copilot klarar. Dagens ord i Ordlistan: parameter.

Glad sommar Nu har podden kommit in till sommarsäsongen. Jag hoppas du skall ha en skön ledighet, men att du fortsätter att lyssna på Office 365-podden under sommaren. Vad är Markdown? Stjärnorna runt ett ord i Teams, fyrkanten framför en rubrik, bindestrecket som blir en punktlista — du skriver redan Markdown, du visste bara inte att det hade ett namn. Det började som bloggarnas lilla format 2004 och har sedan dess tyst blivit limmet i nästan allt du rör vid i Microsoft 365 — och framför allt språket din Copilot svarar på. Det mest oväntade: samma struktur som gör texten lätt för dig att läsa gör din avsikt lätt för en språkmodell att förstå. Därför svarar Copilot i Markdown, och därför blir dina egna frågor bättre när du skriver dem i Markdown. Vi följer tråden från Mermaid-diagram till SKILL-filer och landar i varför det minst flashiga formatet som finns kan vara det mest användbara du lär dig i år.  AI-skolan: Copilot Basic eller Copilot Premium? Copilot är en produkt som är i ständig utveckling. Inte bara tekniken utan också namnet går igenom förändringar då och då. Det som var Microsoft 365 Copilot Chat heter numera Copilot Basic och Microsoft 365 Copilot heter numera Copilot Premium. I det här avsnittet skall vi kanske inte ägna så mycket tid åt namnet som åt vad det faktiskt är för skillnad och vad den där lilla knappen med orden "WorkIQ" innebär.