Smart Hacks für IT Projektmanager

In vielen HR-IT- und SAP-Projekten scheitert der Erfolg nicht an der Technik, sondern an zu spät eingebundenen Stakeholdern, unklaren Prioritäten und immer neuen Sonderwünschen. Gemeinsam mit Johannes Brückmann sprechen wir darüber, wie Projektleiter „laut“ von wirklich Go-Live-kritisch unterscheiden, Stakeholder wirksam einbinden und Scope Creep begrenzen. Außerdem zeigen wir, warum SAP Clean Core vor allem eine Frage von Governance, Veränderungsbereitschaft und konsequenten Entscheidungen ist.

In dieser Folge spricht Gastgeberin Anita-Dora Andreadis mit SAP-Experte Michael Rubel über eines der kritischsten Themen in IT-Transformationen: Datenmigration.Michael bringt über 19 Jahre Erfahrung aus großen SAP S/4HANA-Transformationen mit und teilt praxisnahe Einblicke in typische Herausforderungen. Ein zentrales Ergebnis: Rund 60–70 % aller digitalen Transformationen scheitern oder überschreiten Zeit- und Budgetziele deutlich. Hauptursachen sind dabei organisatorisches Change Management und unzureichend geplante Datenmigration.Die Folge beleuchtet, warum Migration häufig zu spät adressiert wird, welche Risiken unterschätzt werden und wie sich diese Fehler konkret auf Projekte auswirken. Besonders spannend: Michael zeigt auf, dass Datenmigration kein rein technisches Thema ist, sondern tief in Prozesse, Organisation und Entscheidungsstrukturen eingreift.Projektmanager erhalten konkrete Impulse, wie sie Migration strategisch früher einplanen, Risiken reduzieren und Transformationen erfolgreicher steuern können.

In dieser Episode von SmartX für IT-Projektmanager spricht Gastgeber Andreas Weller mit Andreas Wey über die wahren Erfolgsfaktoren großer IT-Projekte. Die zentrale These: Projekte scheitern selten an fehlenden Tools – sondern an fehlender Ehrlichkeit, mangelnder Menschlichkeit und zu wenig kritischem Hinterfragen.Andreas Wey beschreibt, warum er bereits im ersten Gespräch bewusst offenlegt, welche Kompetenzen er abdeckt – und welche nicht. Diese Transparenz schafft Vertrauen und verhindert spätere Eskalationen. Statt sich als „Alleskönner“ zu verkaufen, setzt er auf realistische Erwartungshaltung und klare Kommunikation.Ein weiteres Kernthema ist die sogenannte Planning Fallacy: Projekte werden im Best Case geplant, Risiken ausgeblendet, Fachabteilungen nicht ausreichend eingebunden. Andreas Wey berichtet, wie er Aufwandsschätzungen validiert, mit Umsetzern spricht und notfalls frühzeitig Scope oder Timeline korrigiert – auch wenn das bedeutet, 100 % mehr Projektlaufzeit zu verhandeln.Besonders eindrücklich ist sein Praxisbeispiel aus einem Versicherungsprojekt: Eine Beta-Software scheiterte zunächst vollständig. Durch offene Kommunikation („Gang nach Canossa“), Neuplanung und zusätzliche Investition konnte das Projekt dennoch erfolgreich abgeschlossen werden – mit nachhaltiger Akzeptanz bei den Anwendern.Im Anforderungsmanagement plädiert er für moderierte Dialoge statt E-Mail-Pingpong. Bei konkurrierenden Requirements bringt er Stakeholder bewusst an einen Tisch. Sein Credo: Verständnis entsteht im Gespräch, nicht im Verteilen von Prioritätenlisten.Auch beim Thema Change Management setzt er auf Pragmatismus: In einem Transformationsprojekt (Legacy-System → Web-App) schlugen zunächst Welten aufeinander. Die Lösung: Mock-ups statt PowerPoint. Visuelle Prototypen halfen, Brücken zwischen Entwicklern und Fachseite zu bauen – noch bevor produktiver Code geschrieben wurde.Seine Quintessenz:Methoden sind notwendig, aber nicht hinreichend. Der entscheidende Hebel ist der Mensch. Wer fragt, zuhört und Beziehungen aufbaut, erhöht seine Erfolgswahrscheinlichkeit signifikant.Sein praktischer „Smart Hack“ zum Mitnehmen:Investiere Zeit in echte Gespräche – geh mit deinem Kunden einen Kaffee trinken. Die Rendite kommt zurück.

In dieser Podcast-Folge sprechen Andreas Weller und Marc Hesse über die fundamentalen Veränderungen im IT-Controlling und warum traditionelle SAP-geprägte Steuerungsmodelle im Cloud- und SaaS-Zeitalter nicht mehr ausreichen. Marc schlägt die Brücke von alten stabilen Modellen (lange Verträge, Data-Center-Strukturen, Wasserfallprojekte) hin zu modernen flexiblen Ansätzen (Pay-as-you-go-Modell, kontinuierlich veränderbare Cloud-Services).Marc zeigt ebenso auf, warum IT-Controlling heute agiler, vernetzter und businessorientierter sein muss und warum es essenziell ist, den Wertbeitrag statt nur die Kosten zu betrachten. Er stellt praxisnah dar, wie Transparenz hergestellt werden kann, wie man Unit Economics sinnvoll nutzt und warum IT-Controller lernen müssen, Technologie wirklich zu verstehen, statt nur Zahlen zu verwalten.Besonders wertvoll für IT-Projektleiter sind seine Hacks zur Einführung eines modernen IT-Performance-Managements – etwa durch ein gemeinsames „Übersetzungsmodell“, virtuelle integrierte Teams, Pilotprojekte mit klar definierten TCO-Objekten und die Durchführung eines echten, datenbasierten Quarterly Business Reviews (QBR), um Kosten, Nutzung und Optimierungspotenziale gemeinsam mit dem Business zu diskutieren.

Ein neuer IT-Systemstart betrifft nicht nur Technik und Daten – sondern das gesamte Unternehmen. Besonders im Cutover zeigt sich, ob Projektmanagement und Fachbereiche wirklich Hand in Hand arbeiten.In dieser Folge spricht Anita-Dora Andreadis mit Thomas Bentrup, Experte für Cutover und Migration, über die Business-Seite des Cutovers:Was bedeutet ein Systemwechsel für Produktion, Logistik und Mitarbeitende? Welche Risiken lauern nach dem Go-Live – und wie bereitet man das Business-Team optimal vor?

In dieser Episode von „Smart Hacks für IT-Projektmanager“ spricht Gastgeber Andreas Weller mit Robert Klein, Senior Manager IT Infrastructure & Digital Transformation bei GlaxoSmithKline (GSK) in Deutschland und Ungarn. Robert Klein verantwortet den Aufbau skalierbarer IT-Strukturen in stark regulierten Produktionsumgebungen und stellt dabei eine Frage immer wieder ins Zentrum: Wie bringe ich meine Nutzer dauerhaft auf Geschwindigkeit?Im Gespräch erläutert er, warum IT-Projekte oft an unterschätzter Komplexität und fehlender Änderungsbereitschaft scheitern und zeigt drei praxisnahe Hacks: (1) Personas sauber definieren und jedem Stakeholder klarmachen, was für ihn persönlich drin ist; (2) Showcases und Sandboxes aufsetzen, in denen Anwender mit ihren eigenen Daten gefahrlos experimentieren; (3) ein mehrstufiges Key-User-Framework etablieren, das Power- und Senior-User systematisch in Support-, Schulungs- und Verbesserungsprozesse einbindet. So entsteht ein Pull-Effekt, der Akzeptanz fördert und kontinuierliche Optimierung ermöglicht.

In dieser Folge von Smart Hacks für IT Projektmanager spricht Anita mit dem erfahrenen IT- und ERP-Projektmanager Frank Nungesser über ein Thema, das viele Projektleiter nur zu gut kennen: Scope Creep. Frank teilt ein anschauliches Beispiel aus einem Pharma-Projekt, in dem kurz vor dem Go-Live plötzlich kritische Anforderungen auftauchten. Er erklärt, wie ein radikaler Workshop-Ansatz das Projekt rettete. Gemeinsam diskutieren Anita und Frank, wie Scope Creep bereits in der Assessment-Phase vermieden werden kann, warum ein klarer Scope und feste Leitplanken essenziell sind und weshalb konsequentes Nein-Sagen so wichtig ist. Zum Schluss fasst Anita drei praxisnahe Hacks zusammen, mit denen sich IT-Projekte effektiv vor unkontrollierten Änderungen schützen lassen.

In dieser Episode der Reihe „Smart Hacks für IT-Projektmanager“ gibt Sven Mengering, Spezialist für Mergers & Acquisitions und IT-Integration bei Novo Nordisk, tiefe Einblicke in die Herausforderungen der IT-Integration bei Unternehmensübernahmen. Er erläutert anhand praktischer Beispiele, warum die Komplexität der IT oft unterschätzt wird, und teilt drei wesentliche Hacks für erfolgreiche Integrationsprojekte: den Einsatz realistischer Integrationssimulationen, die frühzeitige und detaillierte Planung der Zusammenarbeit und die sorgfältige Vorbereitung der Datenmigration mithilfe spezieller „Landing Zones“. Dabei werden typische Stolpersteine aufgezeigt und konkrete Tipps gegeben, wie Projektmanager diese vermeiden können.

In dieser Folge von Smart Hacks für IT-Projektmanager spricht Anita-Dora Andreadis mit der SAP-Expertin Alexandra Lügger über den komplexen Umstieg von SAP ECC auf S/4HANA mittels Selective Data Transition (SDT). Dabei werden die Unterschiede zwischen Shell Conversion und Mix-and-Match-Ansätzen erläutert. Alexandra teilt ihre praktischen Erfahrungen, beleuchtet typische Herausforderungen – insbesondere bei Systemlandschaft, Datenmigration und Testplanung – und gibt konkrete Handlungsempfehlungen für eine erfolgreiche Projektumsetzung. Besonders hilfreich: eine mitgebrachte Checkliste zur Systemplanung sowie klare Tipps zur Vermeidung häufiger Fehler.

In dieser Folge spricht Andreas Weller mit dem erfahrenen IT-Projektmanager Andreas Wünsch über zentrale Prinzipien erfolgreicher Projektarbeit – mit einem Fokus auf Authentizität, Fehlertoleranz und Checklisten. Andreas Wünsch gibt praxisnahe Einblicke aus über 25 Jahren Projekterfahrung in internationalen IT-Umfeldern und erläutert, wie einfache Maßnahmen große Wirkung entfalten können.Kernthemen:Warum es essenziell ist, im Projektalltag authentisch zu bleibenWie man durch konsequente Fehlerkommunikation Vertrauen schafftWie Checklisten selbst erfahrene Experten vor Ausfällen bewahrenWarum Prozesse oft an internen Silos scheitern – und wie man das durch aktives Nachfragen verhindern kannWeshalb es Mut braucht, sich gegen die Meinung des Kunden zu stellen – und wie daraus langfristige Wertschätzung entstehen kann